Automatisation Notion avec n8n : gestion de données et interactions
Ce workflow n8n est conçu pour automatiser la gestion des données dans Notion tout en intégrant des interactions via un modèle de chat OpenAI. Dans un contexte professionnel où la collaboration et la gestion de l'information sont essentielles, ce workflow permet aux équipes de gagner du temps et d'améliorer leur efficacité. Par exemple, il peut être utilisé pour répondre automatiquement aux questions des utilisateurs en consultant une base de données Notion, tout en fournissant des réponses contextualisées grâce à l'intelligence artificielle. Étape 1 : Le déclencheur 'When chat message received' active le workflow dès qu'un message est reçu dans le chat. Étape 2 : Le modèle OpenAI 'OpenAI Chat Model' génère une réponse basée sur le message reçu. Étape 3 : Ensuite, le workflow interroge la base de données Notion via le noeud 'Search notion database' pour récupérer des informations pertinentes. Étape 4 : Les détails de la base de données sont ensuite obtenus avec le noeud 'Get database details'. Étape 5 : La mémoire est gérée avec 'Window Buffer Memory' pour maintenir le contexte des conversations. Enfin, les réponses sont formatées et affichées à l'utilisateur à travers des notes autocollantes créées par les noeuds 'Sticky Note'. Les bénéfices de ce workflow incluent une réduction significative du temps de réponse aux demandes des utilisateurs et une meilleure gestion des informations, ce qui se traduit par une satisfaction accrue des clients et une productivité améliorée au sein des équipes. Tags clés : automatisation, Notion, OpenAI.
Vue d'ensemble du workflow n8n
Schéma des nœuds et connexions de ce workflow n8n, généré à partir du JSON n8n.
Détail des nœuds du workflow n8n
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"meta": {
"instanceId": "205b3bc06c96f2dc835b4f00e1cbf9a937a74eeb3b47c99d0c30b0586dbf85aa"
},
"nodes": [
{
"id": "d1d4291e-fa37-43d0-81e0-f0a594371426",
"name": "OpenAI Chat Model",
"type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.lmChatOpenAi",
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680,
620
],
"parameters": {
"model": "gpt-4o",
"options": {
"timeout": 25000,
"temperature": 0.7
}
},
"credentials": {
"openAiApi": {
"id": "AzPPV759YPBxJj3o",
"name": "Max's DevRel OpenAI account"
}
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "68e6805b-9c19-4c9e-a300-8983f2b7c28a",
"name": "Search notion database",
"type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.toolHttpRequest",
"position": [
980,
620
],
"parameters": {
"url": "=https://api.notion.com/v1/databases/{{ $json.notionID }}/query",
"method": "POST",
"jsonBody": "{\n \"filter\": {\n \"or\": [\n {\n \"property\": \"question\",\n \"rich_text\": {\n \"contains\": \"{keyword}\"\n }\n },\n {\n \"property\": \"tags\",\n \"multi_select\": {\n \"contains\": \"{tag}\"\n }\n }\n ]\n },\n \"sorts\": [\n {\n \"property\": \"updated_at\",\n \"direction\": \"ascending\"\n }\n ]\n}",
"sendBody": true,
"specifyBody": "json",
"authentication": "predefinedCredentialType",
"toolDescription": "=Use this tool to search the \"\" Notion app database.\n\nIt is structured with question and answer format. \nYou can filter query result by:\n- By keyword\n- filter by tag.\n\nKeyword and Tag have an OR relationship not AND.\n\n",
"nodeCredentialType": "notionApi",
"placeholderDefinitions": {
"values": [
{
"name": "keyword",
"description": "Searches question of the record. Use one keyword at a time."
},
{
"name": "tag",
"description": "=Options: {{ $json.tagsOptions }}"
}
]
}
},
"credentials": {
"notionApi": {
"id": "gfNp6Jup8rsmFLRr",
"name": "max-bot"
}
},
"typeVersion": 1.1
},
{
"id": "c3164d38-a9fb-4ee3-b6bd-fccb4aa5a1a4",
"name": "Get database details",
"type": "n8n-nodes-base.notion",
"position": [
420,
380
],
"parameters": {
"simple": false,
"resource": "database",
"databaseId": {
"__rl": true,
"mode": "list",
"value": "7ea9697d-4875-441e-b262-1105337d232e",
"cachedResultUrl": "https://www.notion.so/7ea9697d4875441eb2621105337d232e",
"cachedResultName": "StarLens Company Knowledge Base"
}
},
"credentials": {
"notionApi": {
"id": "gfNp6Jup8rsmFLRr",
"name": "max-bot"
}
},
"typeVersion": 2.2
},
{
"id": "98300243-efcc-4427-88da-c1af8a91ddae",
"name": "Window Buffer Memory",
"type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.memoryBufferWindow",
"position": [
820,
620
],
"parameters": {
"contextWindowLength": 4
},
"typeVersion": 1.2
},
{
"id": "a8473f48-1343-4eb2-8e48-ec89377a2a00",
"name": "Search inside database record",
"type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.toolHttpRequest",
"notes": " ",
"position": [
1140,
620
],
"parameters": {
"url": "https://api.notion.com/v1/blocks/{page_id}/children",
"fields": "id, type, paragraph.text, heading_1.text, heading_2.text, heading_3.text, bulleted_list_item.text, numbered_list_item.text, to_do.text, children",
"dataField": "results",
"authentication": "predefinedCredentialType",
"fieldsToInclude": "selected",
"toolDescription": "=Use this tool to retrieve Notion page content using the page ID. \n\nIt is structured with question and answer format. \nYou can filter query result by:\n- By keyword\n- filter by tag.\n\nKeyword and Tag have an OR relationship not AND.\n\n",
"optimizeResponse": true,
"nodeCredentialType": "notionApi",
"placeholderDefinitions": {
"values": [
{
"name": "page_id",
"description": "Notion page id from 'Search notion database' tool results"
}
]
}
},
"credentials": {
"notionApi": {
"id": "gfNp6Jup8rsmFLRr",
"name": "max-bot"
}
},
"notesInFlow": true,
"typeVersion": 1.1
},
{
"id": "115c328e-84b0-43d2-8df7-8b3f74cbb2fb",
"name": "Format schema",
"type": "n8n-nodes-base.set",
"position": [
620,
380
],
"parameters": {
"options": {},
"assignments": {
"assignments": [
{
"id": "a8e58791-ba51-46a2-8645-386dd1a0ff6e",
"name": "sessionId",
"type": "string",
"value": "={{ $('When chat message received').item.json.sessionId }}"
},
{
"id": "434209de-39d5-43d8-a964-0fcb7396306c",
"name": "action",
"type": "string",
"value": "={{ $('When chat message received').item.json.action }}"
},
{
"id": "cad4c972-51a9-4e16-a627-b00eea77eb30",
"name": "chatInput",
"type": "string",
"value": "={{ $('When chat message received').item.json.chatInput }}"
},
{
"id": "8e88876c-2714-494d-bd5e-5e80c99f83e3",
"name": "notionID",
"type": "string",
"value": "={{ $('Get database details').item.json.id }}"
},
{
"id": "a88a15f6-317c-4d2e-9d64-26f5ccaf7a97",
"name": "databaseName",
"type": "string",
"value": "={{ $json.title[0].text.content }}"
},
{
"id": "7c3bf758-8ed3-469a-8695-6777f4af4fb9",
"name": "tagsOptions",
"type": "string",
"value": "={{ $json.properties.tags.multi_select.options.map(item => item.name).join(',') }}"
}
]
}
},
"typeVersion": 3.4
},
{
"id": "3b82f4fe-6c0c-4e6e-a387-27de31fec758",
"name": "Sticky Note",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [
-340,
240
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"parameters": {
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"height": 95.12709218477178,
"content": "## Notion knowledge base assistant [v1]\nBuilt as part of the [30 Day AI Sprint](https://30dayaisprint.notion.site/) by [@maxtkacz](https://x.com/maxtkacz)\n"
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "31debc55-6608-4e64-be18-1bc0fc0fbf16",
"name": "Sticky Note1",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [
-340,
1060
],
"parameters": {
"color": 7,
"width": 462.3561535890252,
"height": 172.4760209818479,
"content": "### FAQ\n- In `Get database details` if you see a `The resource you are requesting could not be found` error, you need to add your connection to the database (in the Notion app).\n- The `Get database details` pulls most recent `Tags` and informs AI Agent of them. However this step adds ~250-800ms per run. Watch detailed video to see how to remove this step. "
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "9f48e548-f032-477c-960d-9c99d61443df",
"name": "AI Agent",
"type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.agent",
"position": [
820,
380
],
"parameters": {
"text": "={{ $json.chatInput }}",
"options": {
"systemMessage": "=# Role:\nYou are a helpful agent. Query the \"{{ $json.databaseName }}\" Notion database to find relevant records or summarize insights based on multiple records.\n\n# Behavior:\n\nBe clear, very concise, efficient, and accurate in responses. Do not hallucinate.\nIf the request is ambiguous, ask for clarification. Do not embellish, only use facts from the Notion records. Do not offer general advice.\n\n# Error Handling:\n\nIf no matching records are found, try alternative search criteria. Example 1: Laptop, then Computer, then Equipment. Example 2: meetings, then meeting.\nClearly explain any issues with queries (e.g., missing fields or unsupported filters).\n\n# Output:\n\nReturn concise, user-friendly results or summaries.\nFor large sets, show top results by default and offer more if needed. Output URLs in markdown format. \n\nWhen a record has the answer to user question, always output the URL to that page. Do not output links twice."
},
"promptType": "define"
},
"typeVersion": 1.6
},
{
"id": "f1274a12-128c-4549-a19b-6bfc3beccd89",
"name": "When chat message received",
"type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.chatTrigger",
"position": [
220,
380
],
"webhookId": "b76d02c0-b406-4d21-b6bf-8ad2c623def3",
"parameters": {
"public": true,
"options": {
"title": "Notion Knowledge Base",
"subtitle": ""
},
"initialMessages": "=Happy {{ $today.weekdayLong }}!\nKnowledge source assistant at your service. How can I help you?"
},
"typeVersion": 1.1
},
{
"id": "2e25e4bc-7970-4d00-a757-ba1e418873aa",
"name": "Sticky Note2",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [
-340,
360
],
"parameters": {
"color": 7,
"width": 463.90418399676537,
"height": 318.2958135288425,
"content": "### Template set up quickstart video 👇\n[](https://www.youtube.com/watch?v=ynLZwS2Nhnc)\n"
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "ba6fe953-fd5c-497f-ac2a-7afa04b7e6cc",
"name": "Sticky Note3",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [
-340,
700
],
"parameters": {
"color": 7,
"width": 461.5634274842711,
"height": 332.14098134070576,
"content": "### Written set up steps\n1. Add a Notion credential to your n8n workspace (follow [this Notion guide](https://developers.notion.com/docs/create-a-notion-integration))\n2. [Duplicate Company knowledge base Notion template](https://www.notion.so/templates/knowledge-base-ai-assistant-with-n8n) to your Notion workspace, then make sure to share the new knowledge base with connection you created in Step 1. \n3. Add Notion cred to `Get database details`:`Credential to connect with` parameter, then to `Search notion database`:`Notion API` parameter (same for `Search inside database record`)\n4. Add OpenAI credential to `Open AI Chat Model` node (tested and working with Anthropic Claude 3.5 too)\n5. In `Get database details`, select the db you created from Step 2 in `Database` dropdown.\n6. Click `Chat` button to test the workflow. Then Activate it and copy the `Chat URL` from `When chat message received`."
},
"typeVersion": 1
}
],
"pinData": {},
"connections": {
"Format schema": {
"main": [
[
{
"node": "AI Agent",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"OpenAI Chat Model": {
"ai_languageModel": [
[
{
"node": "AI Agent",
"type": "ai_languageModel",
"index": 0
}
]
]
},
"Get database details": {
"main": [
[
{
"node": "Format schema",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Window Buffer Memory": {
"ai_memory": [
[
{
"node": "AI Agent",
"type": "ai_memory",
"index": 0
}
]
]
},
"Search notion database": {
"ai_tool": [
[
{
"node": "AI Agent",
"type": "ai_tool",
"index": 0
}
]
]
},
"When chat message received": {
"main": [
[
{
"node": "Get database details",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Search inside database record": {
"ai_tool": [
[
{
"node": "AI Agent",
"type": "ai_tool",
"index": 0
}
]
]
}
}
}Pour qui est ce workflow ?
Ce workflow s'adresse aux équipes de gestion de projet, aux professionnels de la communication et aux développeurs souhaitant automatiser leurs interactions avec Notion. Il est adapté aux entreprises de taille moyenne à grande, avec un niveau technique intermédiaire requis pour sa mise en place.
Problème résolu
Ce workflow résout le problème de la lenteur dans la gestion des requêtes des utilisateurs en automatisant les réponses grâce à l'intelligence artificielle. Il élimine les frustrations liées à la recherche manuelle d'informations dans Notion et réduit le risque d'erreurs humaines. Après mise en place, les utilisateurs bénéficient d'une réponse rapide et précise à leurs questions, ce qui améliore l'expérience utilisateur et optimise le flux de travail.
Étapes du workflow
Étape 1 : Le workflow est déclenché par la réception d'un message dans le chat. Étape 2 : Le modèle OpenAI génère une réponse en fonction du message. Étape 3 : La base de données Notion est interrogée pour récupérer des informations pertinentes. Étape 4 : Les détails de la base de données sont obtenus. Étape 5 : La mémoire contextuelle est gérée pour maintenir la continuité des échanges. Étape 6 : Les réponses sont formatées et affichées sous forme de notes autocollantes.
Guide de personnalisation du workflow n8n
Pour personnaliser ce workflow, vous pouvez modifier les paramètres du déclencheur pour l'adapter à votre plateforme de chat. Il est également possible de changer l'ID de la base de données Notion dans le noeud 'Get database details' pour interroger une autre base. Pensez à ajuster les options du modèle OpenAI pour affiner les réponses générées. Enfin, vous pouvez ajouter ou modifier les noeuds 'Sticky Note' pour personnaliser la présentation des réponses.