Automatisation Google Sheets avec n8n : suivi des dépenses simplifié
Ce workflow n8n a pour objectif de faciliter le suivi des dépenses en intégrant un agent IA dans Google Sheets. Il s'adresse principalement aux entreprises et aux équipes qui souhaitent automatiser la gestion de leurs finances. Grâce à cette automatisation n8n, les utilisateurs peuvent recevoir des messages dans un chat, traiter ces informations et les enregistrer directement dans une feuille de calcul Google Sheets. Cela permet de gagner du temps et de réduire les erreurs manuelles lors de la saisie des données. Étape 1 : Le workflow est déclenché par un message reçu dans le chat via le noeud 'When chat message received'. Étape 2 : L'agent IA, configuré dans le noeud 'AI Agent', analyse le message et utilise le modèle de chat OpenAI pour comprendre le contenu. Étape 3 : Les informations pertinentes sont extraites grâce au noeud 'Expense text to JSON parser', qui convertit le texte des dépenses en format JSON. Étape 4 : Les données sont ensuite enregistrées dans Google Sheets via le noeud 'Save expense into Google Sheets', permettant ainsi une gestion efficace des dépenses. Les bénéfices de ce workflow incluent une meilleure organisation des finances, une réduction des erreurs de saisie et un gain de temps considérable pour les équipes. En automatisant ce processus, les entreprises peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée tout en ayant une vue d'ensemble claire de leurs dépenses. Tags clés : automatisation, Google Sheets, IA.
Vue d'ensemble du workflow n8n
Schéma des nœuds et connexions de ce workflow n8n, généré à partir du JSON n8n.
Détail des nœuds du workflow n8n
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"id": "aLTkMiEDYXbMK4fT",
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"name": "AI agent: expense tracker in Google Sheets and n8n chat",
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"name": "AI Agent",
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360,
40
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"systemMessage": "You are a helpful accountant. Use save to db tool to save expense message to DB. respond with \"Your expense saved, here is the output of save sub-workflow:[data]\""
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600
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"workflowInputs": {
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}
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"id": "a1530601-1a91-45be-adef-2e0608bfe773",
"name": "OpenAI Chat Model",
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340,
300
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"credentials": {
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"id": "c6f9782e-6b9b-421e-8b10-9ef04cbbee8c",
"name": "Window Buffer Memory",
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500,
300
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"name": "Sticky Note",
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200
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"width": 720,
"height": 500,
"content": "## Save your expenses via chat message. \n\nLLM will parse your message to structured JSON and save as a new row into Google Sheet.\n\n## Installation\n### 1. Set up Google Sheets:\nClone this Sheet:\nhttps://docs.google.com/spreadsheets/d/1D0r3tun7LF7Ypb21CmbTKEtn76WE-kaHvBCM5NdgiPU/edit?gid=0#gid=0\n\n(File -> Make a copy)\n\nChoose this sheet into \"Save expense into Google Sheets\" node.\n\n\n### 2. Fix sub-workflow dropdown: \nopen \"Parse msg and save to Sheets\" node (which is an n8n sub-workflow executor tool) and choose the SAME workflow in the dropdown. it will allow n8n to call \"Workflow Input Trigger\" properly when needed.\n\n\n### 3. Activate the workflow to make chat work properly.\nSent message to chat, something like \"car wash; 59.3 usd; 25 jan 2024\"\n\nyou should get a response:\nYour expense saved, here is the output of save sub-workflow:{\"cost\":59.3,\"descr\":\"car wash\",\"date\":\"2024-01-25\",\"msg\":\"car wash; 59.3 usd; 25 jan 2024\"}\n\nand new row in Google sheets should be inserted!"
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"name": "OpenAI Chat Model1",
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"name": "Expense text to JSON parser",
"type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.informationExtractor",
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400,
600
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"parameters": {
"text": "=convert expense to JSON: \n\n{{ $json.input1 }}",
"options": {},
"attributes": {
"attributes": [
{
"name": "cost",
"type": "number",
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"description": "expense cost"
},
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"name": "descr",
"required": true,
"description": "description of expense"
},
{
"name": "date",
"type": "date",
"description": "date in UTC format. "
}
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760,
600
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"date": "={{ $json.output.date ? $json.output.date : $now }}",
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"displayName": "date",
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"canBeUsedToMatch": true
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{
"id": "msg",
"type": "string",
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"displayName": "msg",
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"canBeUsedToMatch": true
}
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"cachedResultUrl": "https://docs.google.com/spreadsheets/d/1_BMLmh5MtmQarWuZIJANQZSkjaQ2Rc3YYLhwyz1Sec0/edit#gid=0",
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"mode": "list",
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"cachedResultUrl": "https://docs.google.com/spreadsheets/d/1_BMLmh5MtmQarWuZIJANQZSkjaQ2Rc3YYLhwyz1Sec0/edit?usp=drivesdk",
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"credentials": {
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"description": "Call this tool to save expense in db.",
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}
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"pinData": {},
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}
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{
"node": "Expense text to JSON parser",
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]
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"When chat message received": {
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[
{
"node": "AI Agent",
"type": "main",
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}
]
]
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"Expense text to JSON parser": {
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[
{
"node": "Save expense into Google Sheets",
"type": "main",
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"Parse msg and save to Sheets": {
"ai_tool": [
[
{
"node": "AI Agent",
"type": "ai_tool",
"index": 0
}
]
]
}
}
}Pour qui est ce workflow ?
Ce workflow s'adresse aux PME et aux équipes financières qui cherchent à automatiser la gestion de leurs dépenses. Un niveau technique de base est requis pour la configuration initiale, mais le processus est conçu pour être accessible aux non-développeurs.
Problème résolu
Ce workflow résout le problème de la saisie manuelle des dépenses, qui est souvent source d'erreurs et de perte de temps. En automatisant ce processus, les utilisateurs peuvent éviter les frustrations liées à la gestion des finances et obtenir des rapports précis et en temps réel sur leurs dépenses. Cela permet également de réduire les risques d'erreurs humaines et d'améliorer la transparence financière au sein de l'organisation.
Étapes du workflow
Étape 1 : Le workflow est activé lorsqu'un message est reçu dans le chat. Étape 2 : L'agent IA analyse le message pour en extraire les informations pertinentes. Étape 3 : Les données extraites sont converties en format JSON pour une meilleure manipulation. Étape 4 : Les informations sur les dépenses sont ensuite enregistrées dans Google Sheets, permettant un suivi facile et efficace.
Guide de personnalisation du workflow n8n
Pour personnaliser ce workflow, vous pouvez modifier le noeud 'When chat message received' pour l'adapter à votre plateforme de chat préférée. Assurez-vous également de configurer correctement les paramètres du noeud 'Save expense into Google Sheets', notamment le nom de la feuille et l'identifiant du document. Si vous souhaitez intégrer d'autres outils, vous pouvez ajouter des noeuds supplémentaires pour enrichir le flux de travail. Pensez à sécuriser le webhook et à surveiller les performances du flux pour garantir son bon fonctionnement.