Automatisation Google Sheets avec n8n : extraction de dépenses par email
Ce workflow n8n a pour objectif d'extraire les dépenses à partir d'emails et de les ajouter automatiquement à une feuille Google Sheets. Dans un contexte professionnel où la gestion des dépenses est cruciale, ce processus permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs manuelles. Les entreprises qui reçoivent régulièrement des factures ou des reçus par email trouveront ce workflow particulièrement utile pour automatiser la collecte et l'enregistrement de ces informations financières. Le workflow commence par un déclencheur qui vérifie les nouveaux emails dans une boîte de réception spécifique.
- Étape 1 : le nœud 'Check for new emails' lit les emails entrants.
- Étape 2 : le nœud 'Check subject' vérifie si l'objet de l'email correspond à des critères définis pour identifier les dépenses.
- Étape 3 : si les conditions sont remplies, le nœud 'Read Receipts' utilise l'API Mindee pour extraire les informations pertinentes des reçus.
- Étape 4 : les données extraites sont ensuite formatées grâce au nœud 'Set column data'. Enfin,
- Étape 5 : le nœud 'Add to Google Sheet' envoie ces informations à la feuille de calcul spécifiée. Cette automatisation n8n permet non seulement de réduire le temps consacré à la saisie des données, mais aussi d'améliorer la précision des enregistrements financiers, offrant ainsi une valeur ajoutée significative aux équipes financières.
Workflow n8n Google Sheets, extraction de données, gestion des dépenses : vue d'ensemble
Schéma des nœuds et connexions de ce workflow n8n, généré à partir du JSON n8n.
Workflow n8n Google Sheets, extraction de données, gestion des dépenses : détail des nœuds
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"id": 90,
"name": "Extract expenses from emails and add to Google Sheet",
"nodes": [
{
"name": "Check subject",
"type": "n8n-nodes-base.if",
"position": [
800,
300
],
"parameters": {
"conditions": {
"string": [
{
"value1": "={{$json[\"subject\"].toLowerCase()}}",
"value2": "=/{{$json[\"subjectPatterns\"].toLowerCase()}}/",
"operation": "regex"
}
]
},
"combineOperation": "any"
},
"typeVersion": 1
},
{
"name": "Setup Variables",
"type": "n8n-nodes-base.set",
"position": [
620,
300
],
"parameters": {
"values": {
"string": [
{
"name": "subjectPatterns",
"value": "(expenses|reciept)"
}
]
},
"options": {}
},
"typeVersion": 1
},
{
"name": "Check for new emails",
"type": "n8n-nodes-base.emailReadImap",
"position": [
440,
300
],
"parameters": {
"format": "resolved",
"mailbox": "Inbox",
"options": {
"allowUnauthorizedCerts": true
}
},
"credentials": {
"imap": {
"id": "24",
"name": "GMAIL"
}
},
"typeVersion": 1
},
{
"name": "Read Receipts",
"type": "n8n-nodes-base.mindee",
"position": [
1020,
280
],
"parameters": {
"binaryPropertyName": "attachment_0"
},
"credentials": {
"mindeeReceiptApi": {
"id": "61",
"name": "Mindee Receipt account"
}
},
"typeVersion": 1
},
{
"name": "Set column data",
"type": "n8n-nodes-base.set",
"position": [
1200,
280
],
"parameters": {
"values": {
"string": [
{
"name": "Date",
"value": "={{$json[\"date\"]}}"
},
{
"name": "Description",
"value": "={{$node[\"Check for new emails\"].json[\"subject\"].split(\"-\")[1]}}"
},
{
"name": "Category",
"value": "={{$json[\"category\"]}}"
},
{
"name": "Currency",
"value": "={{$json[\"currency\"]}}"
},
{
"name": "Amount",
"value": "={{$json[\"total\"]}}"
}
]
},
"options": {}
},
"typeVersion": 1
},
{
"name": "Add to Google Sheet",
"type": "n8n-nodes-base.googleSheets",
"position": [
1380,
280
],
"parameters": {
"range": "A:E",
"options": {},
"sheetId": "1xAtx1ORZYKu4urgqpOe3DawFjiWeOZO0VCVvOlQYnaE",
"operation": "append",
"authentication": "oAuth2"
},
"credentials": {
"googleSheetsOAuth2Api": {
"id": "8",
"name": "Sheets"
}
},
"typeVersion": 1
}
],
"active": false,
"settings": {},
"connections": {
"Check subject": {
"main": [
[
{
"node": "Read Receipts",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Read Receipts": {
"main": [
[
{
"node": "Set column data",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Set column data": {
"main": [
[
{
"node": "Add to Google Sheet",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Setup Variables": {
"main": [
[
{
"node": "Check subject",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Check for new emails": {
"main": [
[
{
"node": "Setup Variables",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
}
}
}Workflow n8n Google Sheets, extraction de données, gestion des dépenses : pour qui est ce workflow ?
Ce workflow s'adresse aux équipes financières et administratives des PME et TPE qui cherchent à automatiser la gestion de leurs dépenses. Il est idéal pour les utilisateurs ayant un niveau technique intermédiaire et qui utilisent Google Sheets pour le suivi de leurs finances.
Workflow n8n Google Sheets, extraction de données, gestion des dépenses : problème résolu
Ce workflow résout le problème de la saisie manuelle des dépenses, qui peut être chronophage et sujette à des erreurs. En automatisant l'extraction des données à partir des emails, les utilisateurs peuvent réduire considérablement le temps passé sur cette tâche, minimiser les risques d'erreurs et garantir que toutes les dépenses sont correctement enregistrées. Le résultat est une gestion financière plus efficace et précise.
Workflow n8n Google Sheets, extraction de données, gestion des dépenses : étapes du workflow
Étape 1 : le workflow commence par le nœud 'Check for new emails' qui lit les emails dans la boîte de réception.
- Étape 1 : ensuite, le nœud 'Check subject' vérifie si l'objet de l'email correspond à des critères spécifiques pour identifier les dépenses.
- Étape 2 : si l'email est valide, le nœud 'Read Receipts' utilise l'API Mindee pour extraire les informations des reçus.
- Étape 3 : les données extraites sont formatées par le nœud 'Set column data'.
- Étape 4 : enfin, le nœud 'Add to Google Sheet' enregistre ces informations dans la feuille de calcul Google spécifiée.
Workflow n8n Google Sheets, extraction de données, gestion des dépenses : guide de personnalisation
Pour personnaliser ce workflow, commencez par ajuster le nœud 'Check subject' pour définir les critères d'objet des emails que vous souhaitez traiter. Ensuite, modifiez le nœud 'Read Receipts' pour adapter les paramètres d'extraction selon le format de vos reçus. Vous pouvez également changer le 'sheetId' dans le nœud 'Add to Google Sheet' pour pointer vers la feuille de calcul de votre choix. Assurez-vous que les autorisations d'accès à Google Sheets sont correctement configurées pour éviter les erreurs de connexion. Enfin, vous pouvez ajouter des filtres supplémentaires ou des notifications pour suivre les dépenses extraites.