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Workflow n8n

Automatisation Google Docs avec n8n : création de documents RFP

  • Ce workflow n8n est conçu pour automatiser la création et la gestion de documents de réponse aux demandes de propositions (RFP) en utilisant Google Docs. Dans un contexte où les entreprises doivent répondre rapidement et efficacement à des appels d'offres, ce processus permet de gagner un temps précieux tout en assurant la cohérence et la qualité des réponses. Grâce à ce workflow, les utilisateurs peuvent extraire des données de RFP, générer des réponses contextuelles et les documenter de manière structurée.
  • Le workflow débute par un déclencheur de type Webhook, permettant de recevoir des demandes en temps réel. Ensuite, il utilise le nœud 'Get RFP Data' pour extraire les informations nécessaires à partir d'un fichier. Les questions sont ensuite traitées par le nœud 'Extract Questions From RFP', qui les prépare pour un traitement ultérieur. Chaque question est analysée à l'aide du modèle OpenAI via le nœud 'Answer Question with Context', garantissant des réponses pertinentes et adaptées. Les résultats sont ensuite enregistrés dans un document Google Docs grâce au nœud 'Create new RFP Response Document'.
  • Les notifications sont également intégrées, avec des alertes envoyées via Slack et par e-mail pour tenir les équipes informées des mises à jour. En utilisant ce workflow, les entreprises peuvent réduire les erreurs humaines, améliorer la collaboration entre les équipes et accélérer le processus de réponse aux RFP, ce qui se traduit par une augmentation des chances de succès dans les appels d'offres.
Tags clés :Google DocsautomatisationRFPn8ngestion de documents
🎯Pour qui ?🧩Problème résolu📋Étapes du flux🛠Guide de personnalisation
Catégorie: Webhook · Tags: Google Docs, automatisation, RFP, n8n, gestion de documents❤ 0

Workflow n8n Google Docs, RFP, gestion de documents : vue d'ensemble

Schéma des nœuds et connexions de ce workflow n8n, généré à partir du JSON n8n.

React Flow
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Workflow n8n Google Docs, RFP, gestion de documents : détail des nœuds

  • Get RFP Data

    Ce noeud extrait des données d'un fichier selon les options spécifiées.

  • Item List Output Parser

    Ce noeud analyse une liste d'éléments et en extrait les données pertinentes.

  • For Each Question...

    Ce noeud permet de traiter chaque question individuellement dans un lot.

  • Sticky Note

    Ce noeud crée une note autocollante avec les paramètres de couleur, taille et contenu spécifiés.

  • Set Variables

    Ce noeud définit des variables selon les options et le mode choisis.

  • Sticky Note1

    Ce noeud crée une note autocollante avec des paramètres similaires à ceux d'un autre noeud de note.

  • Create new RFP Response Document

    Ce noeud crée un nouveau document de réponse RFP dans Google Docs avec un titre et un dossier spécifiés.

  • Sticky Note2

    Ce noeud crée une note autocollante avec des paramètres de taille et de contenu.

  • Sticky Note3

    Ce noeud crée une note autocollante avec des paramètres de taille et de contenu.

  • OpenAI Chat Model

    Ce noeud utilise le modèle de chat OpenAI pour générer des réponses basées sur les options fournies.

  • Sticky Note4

    Ce noeud crée une note autocollante avec des paramètres de taille et de contenu.

  • Sticky Note5

    Ce noeud crée une note autocollante avec des paramètres de couleur, taille et contenu.

  • Send Chat Notification

    Ce noeud envoie une notification de chat via Slack avec le texte et les options spécifiés.

  • Send Email Notification

    Ce noeud envoie une notification par email avec les détails fournis.

  • Add Metadata to Response Doc

    Ce noeud ajoute des métadonnées à un document de réponse dans Google Docs.

  • Sticky Note6

    Ce noeud crée une note autocollante avec des paramètres de taille et de contenu.

  • Record Question & Answer in Response Doc

    Ce noeud enregistre une question et sa réponse dans un document Google Docs.

  • Sticky Note7

    Ce noeud crée une note autocollante avec des paramètres de taille et de contenu.

  • Sticky Note8

    Ce noeud crée une note autocollante avec des paramètres de taille et de contenu.

  • Answer Question with Context

    Ce noeud répond à une question en utilisant le contexte fourni et les options spécifiées.

  • Wait for Request

    Ce noeud attend une requête via un webhook selon le chemin et la méthode HTTP spécifiés.

  • Extract Questions From RFP

    Ce noeud extrait des questions d'un RFP en utilisant un modèle de langage.

  • Sticky Note9

    Ce noeud crée une note autocollante avec des paramètres de couleur, taille et contenu.

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      "type": "n8n-nodes-base.splitInBatches",
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        60
      ],
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        "content": "## 1. API to Trigger Workflow\n[Read more about using Webhooks](https://docs.n8n.io/integrations/builtin/core-nodes/n8n-nodes-base.webhook/)\n\nThis workflow requires the user to submit the RFP document via an API request. It's a common pattern to use the webhook node for this purpose. Be sure to secure this webhook endpoint in production!"
      },
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      "type": "n8n-nodes-base.set",
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        278
      ],
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      },
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    },
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        "content": "## 2. Create a new Doc to Capture Responses For RFP Questions\n[Read more about working with Google Docs](https://docs.n8n.io/integrations/builtin/app-nodes/n8n-nodes-base.googledocs/)\n\nFor each RFP we process, let's create its very own document to store the results. It will serve as a draft document for the RFP response."
      },
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      "name": "Create new RFP Response Document",
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        "content": "## 3. Identifying Questions using AI\n[Read more about Question & Answer Chain](https://docs.n8n.io/integrations/builtin/cluster-nodes/root-nodes/n8n-nodes-langchain.chainretrievalqa/)\n\nUsing the power of LLMs, we're able to extract the RFP questionnaire regardless of original formatting or layout. This allows AutoRFP to handle a wide range of RFPs without requiring explicit extraction rules for edge cases.\n\nAdditionally, We'll use the Input List Output Parser to return a list of questions for further processing."
      },
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      "name": "Sticky Note3",
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        "content": "## 4. Generating Question & Answer Pairs with AI\n[Read more about using OpenAI Assistants in n8n](https://docs.n8n.io/integrations/builtin/app-nodes/n8n-nodes-langchain.openai/)\n\nBy preparing an OpenAI Assistant with marketing material and sales documents about our company and business, we are able to use AI to answer RFP questions with the accurate and relevant context. Potentially allowing sales teams to increase the number of RFPs they can reply to.\n\nThis portion of the workflow loops through and answers each question individually for better answers. We can record the Question and Answer pairings to the RFP response document we created earlier."
      },
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        "height": 515.8006969458895,
        "content": "## Try It Out!\n\n**This workflow does the following:**\n* Receives a RFP document via webhook\n* Creates a new RFP response document via Google Docs\n* Uses LLMs to extract the questions from the RFP document into a questions list\n* Loops through each question and uses an OpenAI Assistant to generate an answer. Saving each answer into the response document.\n* Once complete, sends a gmail and slack notification to the team.\n\n\n📃**Example Documents**\nTo run this workflow, you'll need to following 2 documents:\n* [RFP Document](https://drive.google.com/file/d/1G42h4Vz2lBuiNCnOiXF_-EBP1MaIEVq5/view?usp=sharing)\n* [Example Company Document](https://drive.google.com/file/d/16WywCYcxBgYHXB3TY3wXUTyfyG2n_BA0/view?usp=sharing)\n\n### Need Help?\nJoin the [Discord](https://discord.com/invite/XPKeKXeB7d) or ask in the [Forum](https://community.n8n.io/)!\n\nHappy Hacking!"
      },
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    },
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      "name": "Sticky Note5",
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      ],
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        "content": "## 5. Send Notification Once Completed\n[Read more about using Slack](https://docs.n8n.io/integrations/builtin/app-nodes/n8n-nodes-base.slack)\n\n\nFinally, we can use a number of ways to notify the sales team when the process is complete. Here, we've opted to send the requesting user an email with a link to the RFP response document."
      },
      "typeVersion": 1
    },
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      "name": "Send Chat Notification",
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      ],
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        "text": "=RFP document \"{{ $('Set Variables').item.json.title }}\" completed!",
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          "value": "RFP-channel"
        },
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          "name": "Slack account"
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      "name": "Send Email Notification",
      "type": "n8n-nodes-base.gmail",
      "position": [
        3240,
        280
      ],
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        "sendTo": "={{ $('Set Variables').item.json.reply_to }}",
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        "options": {},
        "subject": "=RFP Questionnaire \"{{ $('Set Variables').item.json.title }}\" Completed!",
        "emailType": "text"
      },
      "credentials": {
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          "id": "Sf5Gfl9NiFTNXFWb",
          "name": "Gmail account"
        }
      },
      "typeVersion": 2.1
    },
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      "name": "Add Metadata to Response Doc",
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        1600,
        340
      ],
      "parameters": {
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          "actionFields": [
            {
              "text": "=Title: {{ $('Set Variables').item.json.doc_title }}\nDate generated: {{ $now.format(\"yyyy-MM-dd @ hh:mm\") }}\nRequested by: {{ $('Set Variables').item.json.reply_to }}\nExecution Id: http://localhost:5678/workflow/{{ $workflow.id }}/executions/{{ $execution.id }}\n\n---\n\n",
              "action": "insert"
            }
          ]
        },
        "operation": "update",
        "documentURL": "={{ $json.id }}"
      },
      "credentials": {
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          "name": "Google Docs account"
        }
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    {
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        "content": "\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n🚨**Required**\n* Use a tool such as Postman to send data to the webhook."
      },
      "typeVersion": 1
    },
    {
      "id": "b6e4e40e-b10b-48f2-bfe2-1ad38b1c6518",
      "name": "Record Question & Answer in Response Doc",
      "type": "n8n-nodes-base.googleDocs",
      "position": [
        2940,
        460
      ],
      "parameters": {
        "actionsUi": {
          "actionFields": [
            {
              "text": "={{ $runIndex+1 }}. {{ $json.content }}\n{{ $json.output }}\n\n",
              "action": "insert"
            }
          ]
        },
        "operation": "update",
        "documentURL": "={{ $('Create new RFP Response Document').item.json.id }}"
      },
      "credentials": {
        "googleDocsOAuth2Api": {
          "id": "V0G0vi1DRj7Cqbp9",
          "name": "Google Docs account"
        }
      },
      "typeVersion": 2
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    {
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      "name": "Sticky Note7",
      "type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
      "position": [
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        440
      ],
      "parameters": {
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        "content": "\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n🚨**Required**\nYou'll need to create an OpenAI Assistant to use this workflow.\n* Sign up for [OpenAI Dashboard](https://platform.openai.com) if you haven't already.\n* Create an [OpenAI Assistant](https://platform.openai.com/playground/assistants)\n* Upload the [example company doc](https://drive.google.com/file/d/16WywCYcxBgYHXB3TY3wXUTyfyG2n_BA0/view?usp=sharing) to the assistant.\n\nThe assistant will use the company doc to answer the questions."
      },
      "typeVersion": 1
    },
    {
      "id": "81825554-5cbe-469b-8511-a92d5ea165cb",
      "name": "Sticky Note8",
      "type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
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        3200,
        460
      ],
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        "width": 386.79263167741857,
        "height": 94.04968721739164,
        "content": "🚨**Required**\n* Update the email address to send to in Gmail Node.\n* Update the channel and message for Slack."
      },
      "typeVersion": 1
    },
    {
      "id": "25a57ca0-6789-499c-873b-07aba40530ed",
      "name": "Answer Question with Context",
      "type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.openAi",
      "position": [
        2620,
        460
      ],
      "parameters": {
        "text": "={{ $json.response.text }}",
        "prompt": "define",
        "options": {},
        "resource": "assistant",
        "assistantId": {
          "__rl": true,
          "mode": "list",
          "value": "asst_QBI5lLKOsjktr3DRB4MwrgZd",
          "cachedResultName": "Nexus Digital Solutions Bot"
        }
      },
      "credentials": {
        "openAiApi": {
          "id": "8gccIjcuf3gvaoEr",
          "name": "OpenAi account"
        }
      },
      "typeVersion": 1.3
    },
    {
      "id": "1b4cc83b-a793-47c1-9dd6-0d7484db07b4",
      "name": "Wait for Request",
      "type": "n8n-nodes-base.webhook",
      "position": [
        823,
        278
      ],
      "webhookId": "35e874df-2904-494e-a9f5-5a3f20f517f8",
      "parameters": {
        "path": "35e874df-2904-494e-a9f5-5a3f20f517f8",
        "options": {},
        "httpMethod": "POST"
      },
      "typeVersion": 2
    },
    {
      "id": "2f97e3e6-c100-4045-bcb3-6fbd17cfb420",
      "name": "Extract Questions From RFP",
      "type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.chainLlm",
      "position": [
        1960,
        380
      ],
      "parameters": {
        "text": "=You have been given a RFP document as part of a tender process of a buyer. Please extract all questions intended for the supplier. You must ensure the questions extracted are exactly has they are written in the RFP document.\n\n<RFP>{{ $('Get RFP Data').item.json.text }}<RFP>",
        "promptType": "define",
        "hasOutputParser": true
      },
      "typeVersion": 1.4
    },
    {
      "id": "4945b975-ac84-406e-8482-44cfa5679ef9",
      "name": "Sticky Note9",
      "type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
      "position": [
        760,
        600
      ],
      "parameters": {
        "color": 5,
        "width": 529.9947173986736,
        "height": 157.64231937074243,
        "content": "### Example Webhook Request\ncurl --location 'https://<n8n_webhook_url>' \\\n--form 'id=\"RFP001\"' \\\n--form 'title=\"BlueChip Travel and StarBus Web Services\"' \\\n--form 'reply_to=\"jim@example.com\"' \\\n--form 'data=@\"k9pnbALxX/RFP Questionnaire.pdf\"'\n"
      },
      "typeVersion": 1
    }
  ],
  "pinData": {},
  "connections": {
    "Get RFP Data": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Set Variables",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Set Variables": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Create new RFP Response Document",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Wait for Request": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Get RFP Data",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "OpenAI Chat Model": {
      "ai_languageModel": [
        [
          {
            "node": "Extract Questions From RFP",
            "type": "ai_languageModel",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "For Each Question...": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Send Email Notification",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ],
        [
          {
            "node": "Answer Question with Context",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Item List Output Parser": {
      "ai_outputParser": [
        [
          {
            "node": "Extract Questions From RFP",
            "type": "ai_outputParser",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Send Email Notification": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Send Chat Notification",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Extract Questions From RFP": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "For Each Question...",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Add Metadata to Response Doc": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Extract Questions From RFP",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Answer Question with Context": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Record Question & Answer in Response Doc",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Create new RFP Response Document": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Add Metadata to Response Doc",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Record Question & Answer in Response Doc": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "For Each Question...",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    }
  }
}

Workflow n8n Google Docs, RFP, gestion de documents : pour qui est ce workflow ?

Ce workflow s'adresse aux équipes commerciales et aux responsables de la réponse aux appels d'offres dans les entreprises de toutes tailles. Il est particulièrement utile pour les organisations qui traitent régulièrement des demandes de propositions et qui cherchent à optimiser leur processus de réponse. Un niveau technique intermédiaire est recommandé pour la personnalisation du workflow.

Workflow n8n Google Docs, RFP, gestion de documents : problème résolu

Ce workflow résout le problème de la gestion manuelle des réponses aux RFP, qui peut être long et sujet à des erreurs. En automatisant ce processus, les utilisateurs éliminent les frustrations liées à la collecte et à l'organisation des informations, réduisent le risque d'erreurs dans les réponses et améliorent la réactivité face aux demandes des clients. En fin de compte, cela permet d'augmenter l'efficacité opérationnelle et d'améliorer les taux de succès dans les appels d'offres.

Workflow n8n Google Docs, RFP, gestion de documents : étapes du workflow

Étape 1 : Le workflow commence par le déclencheur Webhook, qui attend une demande.

  • Étape 1 : Les données de RFP sont extraites à l'aide du nœud 'Get RFP Data'.
  • Étape 2 : Les questions sont identifiées grâce au nœud 'Extract Questions From RFP'.
  • Étape 3 : Pour chaque question, le modèle OpenAI génère une réponse contextuelle via le nœud 'Answer Question with Context'.
  • Étape 4 : Les réponses sont ensuite documentées dans un nouveau fichier Google Docs grâce au nœud 'Create new RFP Response Document'.
  • Étape 5 : Des notifications sont envoyées via Slack et par e-mail pour tenir les équipes informées des mises à jour.

Workflow n8n Google Docs, RFP, gestion de documents : guide de personnalisation

Pour personnaliser ce workflow, commencez par ajuster le nœud Webhook en modifiant le chemin d'accès et les paramètres selon vos besoins. Vous pouvez également changer le modèle OpenAI utilisé dans le nœud 'Answer Question with Context' pour affiner les réponses. Assurez-vous de configurer correctement les identifiants de votre dossier Google Docs dans le nœud 'Create new RFP Response Document'. Enfin, adaptez les messages de notification dans les nœuds Slack et Gmail pour qu'ils correspondent à votre ton de communication interne.