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Workflow n8n

Automatisation Google Calendar avec n8n : réservation de médecins

Ce workflow n8n a pour objectif de faciliter la prise de rendez-vous médicaux en automatisant le processus de réservation via Google Calendar. Dans un contexte où la gestion des rendez-vous peut être chronophage pour les professionnels de santé et leurs patients, cette automatisation permet de répondre rapidement aux demandes de réservation tout en optimisant la disponibilité des créneaux. Les cas d'usage incluent la prise de rendez-vous pour des consultations médicales, des suivis ou des examens.

  • Étape 1 : le workflow est déclenché par la réception d'un message dans un chat, ce qui initie le processus.
  • Étape 2 : un agent IA analyse le message et interagit avec l'utilisateur pour recueillir les informations nécessaires.
  • Étape 3 : l'OpenAI Chat Model est utilisé pour générer des réponses pertinentes et guider l'utilisateur.
  • Étape 4 : la mémoire tampon est utilisée pour conserver le contexte de la conversation.
  • Étape 5 : le workflow vérifie la disponibilité des créneaux dans Google Calendar.
  • Étape 6 : si un créneau est disponible, un événement est créé dans le calendrier.
  • Étape 7 : les informations de réservation sont ajoutées à une feuille Google Sheets pour un suivi administratif. Cette automatisation n8n permet ainsi de réduire les délais de réponse, d'améliorer l'expérience utilisateur et d'optimiser la gestion des rendez-vous médicaux.
Tags clés :automatisationGoogle Calendarréservationn8nsanté
🎯Pour qui ?🧩Problème résolu📋Étapes du flux🛠Guide de personnalisation
Catégorie: Webhook · Tags: automatisation, Google Calendar, réservation, n8n, santé❤ 0

Workflow n8n Google Calendar, réservation, santé : vue d'ensemble

Schéma des nœuds et connexions de ce workflow n8n, généré à partir du JSON n8n.

React Flow
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Workflow n8n Google Calendar, réservation, santé : détail des nœuds

  • When chat message received

    Ce noeud déclenche le workflow lorsqu'un message de chat est reçu.

  • AI Agent

    Ce noeud représente un agent d'intelligence artificielle qui traite les informations.

  • OpenAI Chat Model

    Ce noeud utilise le modèle de chat OpenAI pour générer des réponses.

  • Window Buffer Memory

    Ce noeud gère la mémoire tampon de la fenêtre pour stocker les sessions de chat.

  • Sticky Note2

    Ce noeud crée une note autocollante avec des paramètres de couleur, de taille et de contenu.

  • Sticky Note

    Ce noeud crée une note autocollante avec des paramètres de couleur, de taille et de contenu.

  • Sticky Note1

    Ce noeud crée une note autocollante avec des paramètres de couleur, de taille et de contenu.

  • Sticky Note3

    Ce noeud crée une note autocollante avec des paramètres de couleur, de taille et de contenu.

  • Sticky Note4

    Ce noeud crée une note autocollante avec des paramètres de couleur, de taille et de contenu.

  • Check Availability

    Ce noeud vérifie la disponibilité dans un calendrier Google selon les paramètres spécifiés.

  • Creat event

    Ce noeud crée un événement dans un calendrier Google avec les détails fournis.

  • Add data

    Ce noeud ajoute des données dans une feuille Google selon les colonnes et options spécifiées.

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{
  "id": "my335cY3wVwMqvqy",
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    "instanceId": "2ee8293be0fa6380527ab247a1eb95264d17c994507730562aa1c31ddb264f82",
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  "name": "Reservation Medcin",
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      "name": "When chat message received",
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        "options": {}
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      "name": "AI Agent",
      "type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.agent",
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      ],
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        "options": {
          "systemMessage": "=🎯 Role of the Assistant\nYou are a virtual assistant specializing in appointment management for Dr. Hakim. Your goal is to schedule consultations accurately, ensuring real availability while providing a smooth experience for patients.\n\n🕒 Office Hours\nMonday - Friday: 9:00 AM - 8:00 PM\nSaturday: 9:00 AM - 1:00 PM\nSunday: ❌ Closed\nConsultation Duration: 1 hour\nBreak Between Patients: 15 minutes\n\n📅 Booking Process\n\n1️⃣ Request Patient Information (Mandatory):\nFull Name\nPhone Number\nDesired Date and Time\n2️⃣ Availability Check:\nIf the requested time is outside office hours → offer only available slots.\nIf the requested time is available, ask for confirmation and book it.\nIf the requested time is unavailable, apologize and suggest the actual available slots on the requested day (between 9:00 AM and 8:00 PM, respecting breaks).\n\n##Example:\nIf a patient requests an appointment at 10:00 AM, check Google Calendar to confirm availability between 9:00 AM and 8:00 PM, considering the consultation duration (1 hour) and the 15-minute breaks.\n\n🚨 Do not confirm the appointment immediately—you must receive the patient's confirmation first.\n\n3️⃣ Confirmation & Updates:\nConfirm availability with the patient before finalizing.\nUpdate Google Calendar & Google Sheets after every booking.\nGoogle Calendar Event Title: \"Patient Name - Phone Number\".\nFor modifications or cancellations, free the slot and update the schedule.\n\n##Tools:\nUse \"Cheek Avilability\" to check available slots.\nUse \"Creat event\" to book the appointment.\nUse \"Add Data\" to record patient information.\n\n💬 Communication\n✅ Respond clearly, professionally, and in a friendly manner.\n✅ Always confirm the final date and time with the patient.\n✅ Ensure Google Calendar and Google Sheets are updated after every booking.\n\n📅 Today's date: {{ $now }}."
        }
      },
      "typeVersion": 1.7
    },
    {
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      "name": "OpenAI Chat Model",
      "type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.lmChatOpenAi",
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        -80,
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      ],
      "parameters": {
        "model": {
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          "value": "gpt-4o-mini"
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      },
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          "id": "x0tQpNXNP6v5Ovtd",
          "name": "OpenAi account 2"
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      "name": "Window Buffer Memory",
      "type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.memoryBufferWindow",
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      "parameters": {
        "sessionKey": "={{ $('When chat message received').item.json.sessionId }}",
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      },
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      "type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
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        -220
      ],
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        "color": 7,
        "width": 194,
        "height": 141,
        "content": "**AI Agent 👇**\nThe Prompt is already there, You just need to setup the prompt user message with your text message."
      },
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      "name": "Sticky Note",
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        -120,
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      ],
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        "width": 150,
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        "content": "**Chat Model ☝️**\nAdd your Open Ai API Key "
      },
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        300
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        "width": 190,
        "height": 80,
        "content": "**Google Sheets ☝️**\nConnect to Google Sheets"
      },
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        300
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          "name": "Google Calendar account"
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      "name": "Creat event",
      "type": "n8n-nodes-base.googleCalendarTool",
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        360,
        160
      ],
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        "end": "={{ /*n8n-auto-generated-fromAI-override*/ $fromAI('End', ``, 'string') }}",
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          "mode": "list",
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          "cachedResultName": "Prise de rendez vous pour les Medcins "
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        "additionalFields": {}
      },
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        "googleCalendarOAuth2Api": {
          "id": "NtT31ekfbGzWyc9k",
          "name": "Google Calendar account"
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      "type": "n8n-nodes-base.googleSheetsTool",
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      "parameters": {
        "columns": {
          "value": {
            "Nom complet": "={{ /*n8n-auto-generated-fromAI-override*/ $fromAI('Nom_complet', ``, 'string') }}",
            "Date / heure ": "={{ /*n8n-auto-generated-fromAI-override*/ $fromAI('Date___heure_', ``, 'string') }}",
            "Numéro de telephone": "={{ /*n8n-auto-generated-fromAI-override*/ $fromAI('Num_ro_de_telephone', ``, 'string') }}"
          },
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            {
              "id": "Nom complet",
              "type": "string",
              "display": true,
              "required": false,
              "displayName": "Nom complet",
              "defaultMatch": false,
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            },
            {
              "id": "Numéro de telephone",
              "type": "string",
              "display": true,
              "required": false,
              "displayName": "Numéro de telephone",
              "defaultMatch": false,
              "canBeUsedToMatch": true
            },
            {
              "id": "Date / heure ",
              "type": "string",
              "display": true,
              "required": false,
              "displayName": "Date / heure ",
              "defaultMatch": false,
              "canBeUsedToMatch": true
            },
            {
              "id": "Confirmé",
              "type": "string",
              "display": true,
              "removed": true,
              "required": false,
              "displayName": "Confirmé",
              "defaultMatch": false,
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            }
          ],
          "mappingMode": "defineBelow",
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          "convertFieldsToString": false
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        "options": {},
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          "value": "gid=0",
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          "cachedResultName": "Feuille 1"
        },
        "documentId": {
          "__rl": true,
          "mode": "list",
          "value": "1JAbg-TJZr7fqiRMAjQY6baDAkQoigzUd4YqbTPoQqWE",
          "cachedResultUrl": "https://docs.google.com/spreadsheets/d/1JAbg-TJZr7fqiRMAjQY6baDAkQoigzUd4YqbTPoQqWE/edit?usp=drivesdk",
          "cachedResultName": "RDV Medcin"
        }
      },
      "credentials": {
        "googleSheetsOAuth2Api": {
          "id": "Q4J5dsFmt1OSnjNV",
          "name": "Google Sheets account"
        }
      },
      "typeVersion": 4.5
    }
  ],
  "active": false,
  "pinData": {},
  "settings": {
    "executionOrder": "v1"
  },
  "versionId": "39048f71-6a4c-4181-947e-5e2545c4dc1e",
  "connections": {
    "AI Agent": {
      "main": [
        []
      ]
    },
    "Add data": {
      "ai_tool": [
        [
          {
            "node": "AI Agent",
            "type": "ai_tool",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Creat event": {
      "ai_tool": [
        [
          {
            "node": "AI Agent",
            "type": "ai_tool",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "OpenAI Chat Model": {
      "ai_languageModel": [
        [
          {
            "node": "AI Agent",
            "type": "ai_languageModel",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Check Availability": {
      "ai_tool": [
        [
          {
            "node": "AI Agent",
            "type": "ai_tool",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Window Buffer Memory": {
      "ai_memory": [
        [
          {
            "node": "AI Agent",
            "type": "ai_memory",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "When chat message received": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "AI Agent",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    }
  }
}

Workflow n8n Google Calendar, réservation, santé : pour qui est ce workflow ?

Ce workflow s'adresse principalement aux professionnels de santé, aux cliniques et aux hôpitaux qui souhaitent automatiser la gestion de leurs rendez-vous. Il est également adapté aux équipes administratives en charge de la prise de rendez-vous et nécessite un niveau technique intermédiaire pour sa mise en place.

Workflow n8n Google Calendar, réservation, santé : problème résolu

Ce workflow résout le problème de la gestion manuelle des rendez-vous médicaux, qui peut entraîner des erreurs, des oublis ou des délais de réponse trop longs. En automatisant ce processus, les utilisateurs gagnent du temps, réduisent le risque de double réservation et améliorent la satisfaction des patients. À la clé, une meilleure organisation et une gestion plus fluide des créneaux disponibles.

Workflow n8n Google Calendar, réservation, santé : étapes du workflow

Étape 1 : le workflow est déclenché lorsqu'un message est reçu dans le chat.

  • Étape 1 : l'agent IA analyse le message et interagit avec l'utilisateur pour obtenir les détails nécessaires à la réservation.
  • Étape 2 : l'OpenAI Chat Model génère des réponses adaptées.
  • Étape 3 : la mémoire tampon est utilisée pour garder le contexte de la conversation.
  • Étape 4 : une vérification de disponibilité est effectuée dans Google Calendar.
  • Étape 5 : si un créneau est disponible, un événement est créé dans le calendrier.
  • Étape 6 : les informations de réservation sont ajoutées à une feuille Google Sheets pour un suivi administratif.

Workflow n8n Google Calendar, réservation, santé : guide de personnalisation

Pour personnaliser ce workflow, commencez par adapter le déclencheur en fonction de votre plateforme de chat. Modifiez les paramètres de l'agent IA pour qu'il corresponde à votre domaine médical spécifique. Vous pouvez également ajuster les options de vérification de disponibilité dans Google Calendar en fonction de vos horaires. N'oubliez pas de mettre à jour le nom de la feuille Google Sheets pour qu'elle corresponde à votre système de gestion. Enfin, assurez-vous que les permissions d'accès aux outils Google sont correctement configurées pour éviter tout problème d'intégration.