Automatisation Email avec n8n : traitement et approbation AI
Ce workflow n8n est conçu pour automatiser le traitement des emails entrants en utilisant des outils d'intelligence artificielle. Il s'adresse particulièrement aux entreprises qui reçoivent un volume important d'emails et qui souhaitent améliorer leur efficacité en matière de réponse. Grâce à cette automatisation n8n, les utilisateurs peuvent configurer un système d'approbation pour les réponses générées par l'IA, garantissant ainsi que chaque message est validé avant d'être envoyé. Le workflow commence par un déclencheur d'email via IMAP, qui lit les nouveaux messages entrants. Ensuite, le contenu de l'email est analysé et résumé à l'aide de l'outil 'Email Summarization Chain'. Après cela, l'IA génère une réponse potentielle à l'email en utilisant le modèle OpenAI. Une fois la réponse rédigée, elle est mise en forme avec le noeud Markdown. Le workflow inclut également des étapes pour stocker les données dans un vecteur Qdrant et pour créer des notes autocollantes pour le suivi. La décision d'approuver ou non la réponse générée est gérée par un noeud conditionnel, permettant aux utilisateurs de valider les réponses avant leur envoi. En intégrant cette automatisation n8n, les entreprises peuvent réduire le temps de réponse aux emails, minimiser les erreurs humaines et améliorer la satisfaction client. Tags clés : automatisation, email, n8n.
Vue d'ensemble du workflow n8n
Schéma des nœuds et connexions de ce workflow n8n, généré à partir du JSON n8n.
Détail des nœuds du workflow n8n
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"id": "OuHrYOR3uWGmrhWQ",
"meta": {
"instanceId": "a4bfc93e975ca233ac45ed7c9227d84cf5a2329310525917adaf3312e10d5462",
"templateCredsSetupCompleted": true
},
"name": "AI Email processing autoresponder with approval (Yes/No)",
"tags": [],
"nodes": [
{
"id": "06a098db-160b-45f7-aeac-a73ef868148e",
"name": "Email Trigger (IMAP)",
"type": "n8n-nodes-base.emailReadImap",
"position": [
-180,
-100
],
"parameters": {
"options": {}
},
"credentials": {
"imap": {
"id": "k31W9oGddl9pMDy4",
"name": "IMAP info@n3witalia.com"
}
},
"typeVersion": 2
},
{
"id": "9589443b-efb7-4e0d-bafc-0be9858a4755",
"name": "Markdown",
"type": "n8n-nodes-base.markdown",
"position": [
40,
-100
],
"parameters": {
"html": "={{ $json.textHtml }}",
"options": {}
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "8de7b2f3-bf75-4f3c-a1ee-eec047a7b82e",
"name": "DeepSeek R1",
"type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.lmChatOpenAi",
"position": [
240,
80
],
"parameters": {
"model": {
"__rl": true,
"mode": "list",
"value": "deepseek/deepseek-r1:free",
"cachedResultName": "deepseek/deepseek-r1:free"
},
"options": {}
},
"credentials": {
"openAiApi": {
"id": "XJTqRiKFJpFs5MuX",
"name": "OpenRouter account"
}
},
"typeVersion": 1.2
},
{
"id": "babf37dc-99ca-439a-b094-91c52799b8df",
"name": "Send Email",
"type": "n8n-nodes-base.emailSend",
"position": [
1840,
-120
],
"webhookId": "f84fcde7-6aac-485a-9a08-96a35955af49",
"parameters": {
"html": "={{ $('Write email').item.json.output }}",
"options": {},
"subject": "=Re: {{ $('Email Trigger (IMAP)').item.json.subject }}",
"toEmail": "={{ $('Email Trigger (IMAP)').item.json.from }}",
"fromEmail": "={{ $('Email Trigger (IMAP)').item.json.to }}"
},
"credentials": {
"smtp": {
"id": "hRjP3XbDiIQqvi7x",
"name": "SMTP info@n3witalia.com"
}
},
"typeVersion": 2.1
},
{
"id": "ebeb986d-053a-420d-8482-ee00e75f2f10",
"name": "Qdrant Vector Store",
"type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.vectorStoreQdrant",
"position": [
1180,
200
],
"parameters": {
"mode": "retrieve-as-tool",
"options": {},
"toolName": "company_knowladge_base",
"toolDescription": "Extracts information regarding the request made.",
"qdrantCollection": {
"__rl": true,
"mode": "id",
"value": "=COLLECTION"
},
"includeDocumentMetadata": false
},
"credentials": {
"qdrantApi": {
"id": "iyQ6MQiVaF3VMBmt",
"name": "QdrantApi account"
}
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "ccc3d026-bfa3-4fda-be0a-ef70bf831aa7",
"name": "Embeddings OpenAI",
"type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.embeddingsOpenAi",
"position": [
1180,
380
],
"parameters": {
"options": {}
},
"credentials": {
"openAiApi": {
"id": "CDX6QM4gLYanh0P4",
"name": "OpenAi account"
}
},
"typeVersion": 1.2
},
{
"id": "1726aac9-a77d-4f19-8c07-70b032c3abeb",
"name": "Email Summarization Chain",
"type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.chainSummarization",
"position": [
260,
-100
],
"parameters": {
"options": {
"binaryDataKey": "={{ $json.data }}",
"summarizationMethodAndPrompts": {
"values": {
"prompt": "=Write a concise summary of the following in max 100 words :\n\n\"{{ $json.data }}\"\n\nDo not enter the total number of words used.",
"combineMapPrompt": "=Write a concise summary of the following in max 100 words:\n\n\"{{ $json.data }}\"\n\nDo not enter the total number of words used."
}
}
},
"operationMode": "nodeInputBinary"
},
"typeVersion": 2
},
{
"id": "81b889d0-e724-4c1f-9ce3-7593c796aaaf",
"name": "Write email",
"type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.agent",
"position": [
980,
-100
],
"parameters": {
"text": "=Write the text to reply to the following email:\n\n{{ $('Email Summarization Chain').item.json.response.text }}",
"options": {
"systemMessage": "You are an expert at answering emails. You need to answer them professionally based on the information you have. This is a business email. Be concise and never exceed 100 words. Only the body of the email, not create the subject.\n\nIt must be in HTML format and you can insert (if you think it is appropriate) only HTML characters such as <br>, <b>, <i>, <p> where necessary."
},
"promptType": "define",
"hasOutputParser": true
},
"typeVersion": 1.7
},
{
"id": "cf38e319-59b3-490e-b841-579afc9fbc02",
"name": "OpenAI",
"type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.lmChatOpenAi",
"position": [
980,
200
],
"parameters": {
"model": {
"__rl": true,
"mode": "list",
"value": "gpt-4o-mini",
"cachedResultName": "gpt-4o-mini"
},
"options": {}
},
"credentials": {
"openAiApi": {
"id": "CDX6QM4gLYanh0P4",
"name": "OpenAi account"
}
},
"typeVersion": 1.2
},
{
"id": "19842e5f-c372-4dfd-b860-87dc5f00b1af",
"name": "Set Email",
"type": "n8n-nodes-base.set",
"position": [
760,
-100
],
"parameters": {
"options": {},
"assignments": {
"assignments": [
{
"id": "759dc0f9-f582-492c-896c-6426f8410127",
"name": "email",
"type": "string",
"value": "={{ $json.response.text }}"
}
]
}
},
"typeVersion": 3.4
},
{
"id": "2cf7a9af-c5e8-45dd-bda5-01c562a0defb",
"name": "Approve?",
"type": "n8n-nodes-base.if",
"position": [
1560,
-100
],
"parameters": {
"options": {
"ignoreCase": false
},
"conditions": {
"options": {
"version": 2,
"leftValue": "",
"caseSensitive": true,
"typeValidation": "strict"
},
"combinator": "and",
"conditions": [
{
"id": "5c377c1c-43c6-45e7-904e-dbbe6b682686",
"operator": {
"type": "boolean",
"operation": "true",
"singleValue": true
},
"leftValue": "={{ $json.data.approved }}",
"rightValue": "true"
}
]
}
},
"typeVersion": 2.2
},
{
"id": "08cabec6-9840-4214-8315-b877c86794bf",
"name": "Sticky Note",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [
-220,
-680
],
"parameters": {
"color": 3,
"width": 580,
"height": 420,
"content": "# Main Flow\n\n## Preliminary step:\nCreate a vector database on Qdrant and tokenize the documents useful for generating a response\n\n\n## How it works\nThis workflow is designed to automate the process of handling incoming emails, summarizing their content, generating appropriate responses with RAG, and obtaining approval (YES/NO button) before sending replies.\n\nThis workflow is designed to handle general inquiries that come in via corporate email via IMAP and generate responses using RAG. You can quickly integrate Gmail and Outlook via the appropriate trigger nodes"
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "80692c8f-e236-43ac-aad2-91bd90f40065",
"name": "Sticky Note1",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [
-40,
-180
],
"parameters": {
"height": 240,
"content": "Convert email to Markdown format for better understanding of LLM models"
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "e6957fde-bf05-4b67-aa0e-44c575fca04d",
"name": "Sticky Note2",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [
240,
-180
],
"parameters": {
"width": 320,
"height": 240,
"content": "Chain that summarizes the received email"
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "7cfba59f-83ce-4f0b-b54a-b2c11d58fd82",
"name": "Sticky Note3",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [
940,
-180
],
"parameters": {
"width": 340,
"height": 240,
"content": "Agent that retrieves business information from a vector database and processes the response"
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "28c4bd00-6a47-422f-a50a-935f3724ba01",
"name": "Send Draft",
"type": "n8n-nodes-base.gmail",
"position": [
1340,
-100
],
"webhookId": "d6dd2e7c-90ea-4b65-9c64-523d2541a054",
"parameters": {
"sendTo": "YOUR GMAIL ADDRESS",
"message": "=<h3>MESSAGE</h3>\n{{ $('Email Trigger (IMAP)').item.json.textHtml }}\n\n<h3>AI RESPONSE</h3>\n{{ $json.output }}",
"options": {},
"subject": "=[Approval Required] {{ $('Email Trigger (IMAP)').item.json.subject }}",
"operation": "sendAndWait",
"approvalOptions": {
"values": {
"approvalType": "double"
}
}
},
"credentials": {
"gmailOAuth2": {
"id": "nyuHvSX5HuqfMPlW",
"name": "Gmail account (n3w.it)"
}
},
"typeVersion": 2.1
},
{
"id": "0aae1689-cee7-403a-8640-396db32eceed",
"name": "Sticky Note4",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [
1300,
-300
],
"parameters": {
"color": 4,
"height": 360,
"content": "## IMPORTANT\n\nFor the \"Send Draft\" node, you need to send the draft email to a Gmail address because it is the only one that allows the \"Send and wait for response\" function."
},
"typeVersion": 1
}
],
"active": false,
"pinData": {},
"settings": {
"executionOrder": "v1"
},
"versionId": "6f7b864e-1589-418c-960e-b832cf032d1b",
"connections": {
"OpenAI": {
"ai_languageModel": [
[
{
"node": "Write email",
"type": "ai_languageModel",
"index": 0
}
]
]
},
"Approve?": {
"main": [
[
{
"node": "Send Email",
"type": "main",
"index": 0
}
],
[
{
"node": "Set Email",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Markdown": {
"main": [
[
{
"node": "Email Summarization Chain",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Set Email": {
"main": [
[
{
"node": "Write email",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Send Draft": {
"main": [
[
{
"node": "Approve?",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"DeepSeek R1": {
"ai_languageModel": [
[
{
"node": "Email Summarization Chain",
"type": "ai_languageModel",
"index": 0
}
]
]
},
"Write email": {
"main": [
[
{
"node": "Send Draft",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Embeddings OpenAI": {
"ai_embedding": [
[
{
"node": "Qdrant Vector Store",
"type": "ai_embedding",
"index": 0
}
]
]
},
"Qdrant Vector Store": {
"ai_tool": [
[
{
"node": "Write email",
"type": "ai_tool",
"index": 0
}
]
]
},
"Email Trigger (IMAP)": {
"main": [
[
{
"node": "Markdown",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Email Summarization Chain": {
"main": [
[
{
"node": "Set Email",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
}
}
}Pour qui est ce workflow ?
Ce workflow s'adresse aux équipes marketing et aux départements de service client des entreprises de taille moyenne à grande, qui cherchent à automatiser le traitement des emails tout en maintenant un contrôle de qualité sur les réponses. Un niveau technique intermédiaire est recommandé pour la configuration.
Problème résolu
Ce workflow résout le problème de la gestion des emails entrants, souvent source de perte de temps et d'erreurs. En automatisant le traitement et la réponse aux emails, il permet de réduire considérablement le temps de réponse et d'augmenter l'efficacité des équipes. Les utilisateurs bénéficient d'une réponse rapide et pertinente, tout en ayant la possibilité de valider chaque message avant envoi, ce qui diminue les risques d'erreurs.
Étapes du workflow
Étape 1 : Le workflow est déclenché par un nouvel email entrant via IMAP. Étape 2 : Le contenu de l'email est analysé et résumé grâce au noeud 'Email Summarization Chain'. Étape 3 : Une réponse est générée par l'IA à l'aide du modèle OpenAI. Étape 4 : La réponse est mise en forme avec le noeud Markdown. Étape 5 : Les données sont stockées dans un vecteur Qdrant pour un accès futur. Étape 6 : Le noeud conditionnel 'Approve?' permet de décider si la réponse doit être envoyée. Étape 7 : Si approuvée, la réponse est envoyée au destinataire via le noeud 'Send Email'.
Guide de personnalisation du workflow n8n
Pour personnaliser ce workflow, vous pouvez modifier les paramètres du noeud 'Email Trigger (IMAP)' pour spécifier le compte email à surveiller. Dans le noeud 'OpenAI', vous pouvez choisir le modèle d'IA et ajuster les options selon vos besoins. Les messages générés peuvent être adaptés en modifiant le contenu du noeud 'Markdown'. Vous pouvez également ajuster les conditions dans le noeud 'Approve?' pour définir des critères spécifiques d'approbation. Enfin, le stockage dans le vecteur Qdrant peut être configuré pour inclure des métadonnées supplémentaires selon vos exigences.