Automatisation email avec n8n : notification de nouvelles factures
Ce workflow n8n a pour objectif d'automatiser la notification des nouvelles factures reçues par email, ce qui est essentiel pour les équipes financières souhaitant rester informées en temps réel. Dans un contexte où la gestion des factures est cruciale pour la santé financière d'une entreprise, ce workflow permet de réduire le risque d'oubli et d'améliorer la réactivité. En utilisant ce système, les entreprises peuvent s'assurer que chaque facture est traitée rapidement et efficacement.
- Étape 1 : le workflow commence par un déclencheur qui vérifie les nouveaux emails dans la boîte de réception via le noeud 'Check for new emails'.
- Étape 2 : si le corps de l'email contient le mot 'facture', le workflow passe à l'étape suivante.
- Étape 3 : le montant total de la facture est extrait grâce au noeud 'Extract the total amount'.
- Étape 4 : si le montant est supérieur à 1000, une notification est envoyée sur Slack via le noeud 'Send new invoice notification', et un email est également envoyé au responsable financier avec le noeud 'Send email to finance manager'. Ce processus d'automatisation n8n permet de gagner du temps, d'éviter les erreurs humaines et d'assurer une communication fluide au sein des équipes.
Workflow n8n email, factures, notifications : vue d'ensemble
Schéma des nœuds et connexions de ce workflow n8n, généré à partir du JSON n8n.
Workflow n8n email, factures, notifications : détail des nœuds
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"id": 91,
"name": "New invoice email notification",
"nodes": [
{
"name": "Check for new emails",
"type": "n8n-nodes-base.emailReadImap",
"position": [
500,
300
],
"parameters": {
"format": "resolved",
"mailbox": "Inbox",
"options": {
"allowUnauthorizedCerts": true
}
},
"credentials": {
"imap": {
"id": "24",
"name": "GMAIL"
}
},
"typeVersion": 1
},
{
"name": "If email body contains invoice",
"type": "n8n-nodes-base.if",
"position": [
700,
300
],
"parameters": {
"conditions": {
"string": [
{
"value1": "={{$json[\"text\"].toLowerCase()}}",
"value2": "invoice",
"operation": "contains"
}
]
},
"combineOperation": "any"
},
"typeVersion": 1
},
{
"name": "Extract the total amount",
"type": "n8n-nodes-base.mindee",
"position": [
900,
280
],
"parameters": {
"rawData": true,
"resource": "invoice",
"binaryPropertyName": "attachment_0"
},
"credentials": {
"mindeeInvoiceApi": {
"id": "62",
"name": "Mindee Invoice account"
}
},
"typeVersion": 1
},
{
"name": "Send new invoice notification",
"type": "n8n-nodes-base.slack",
"position": [
1580,
300
],
"parameters": {
"text": ":new: There is a new invoice to pay :new:",
"channel": "team-accounts",
"blocksUi": {
"blocksValues": []
},
"attachments": [
{
"color": "#FFBF00",
"fields": {
"item": [
{
"short": true,
"title": "Amount",
"value": "={{$node[\"If Amount > 1000\"].json[\"predictions\"][0][\"total_incl\"][\"amount\"]}}"
},
{
"short": false,
"title": "From",
"value": "={{$node[\"Check for new emails\"].json[\"from\"][\"value\"][0][\"address\"]}}"
},
{
"short": true,
"title": "Subject",
"value": "={{$node[\"Check for new emails\"].json[\"subject\"]}}"
}
]
},
"footer": "=*Date:* {{$node[\"Check for new emails\"].json[\"date\"]}}"
}
],
"otherOptions": {}
},
"credentials": {
"slackApi": {
"id": "53",
"name": "Slack Access Token"
}
},
"typeVersion": 1
},
{
"name": "Send email to finance manager",
"type": "n8n-nodes-base.emailSend",
"position": [
1340,
120
],
"parameters": {
"text": "Hi,\n\nThere is a new high value invoice to be paid that you may need to approve.\n\n~ n8n workflow",
"options": {},
"subject": "New high value invoice",
"toEmail": "finance-manager@company.tld",
"fromEmail": "n8n@noreply.tld",
"attachments": "attachment_0"
},
"credentials": {
"smtp": {
"id": "26",
"name": "mailtrap"
}
},
"typeVersion": 1
},
{
"name": "If Amount > 1000",
"type": "n8n-nodes-base.if",
"position": [
1080,
280
],
"parameters": {
"conditions": {
"number": [
{
"value1": "={{$json[\"predictions\"][0][\"total_incl\"][\"amount\"]}}",
"value2": 1000,
"operation": "larger"
}
]
}
},
"typeVersion": 1
}
],
"active": false,
"settings": {},
"connections": {
"If Amount > 1000": {
"main": [
[
{
"node": "Send email to finance manager",
"type": "main",
"index": 0
}
],
[
{
"node": "Send new invoice notification",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Check for new emails": {
"main": [
[
{
"node": "If email body contains invoice",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Extract the total amount": {
"main": [
[
{
"node": "If Amount > 1000",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Send email to finance manager": {
"main": [
[
{
"node": "Send new invoice notification",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"If email body contains invoice": {
"main": [
[
{
"node": "Extract the total amount",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
}
}
}Workflow n8n email, factures, notifications : pour qui est ce workflow ?
Ce workflow s'adresse aux entreprises de taille moyenne à grande, notamment les équipes financières et comptables, qui cherchent à optimiser leur gestion des factures. Un niveau technique de base est requis pour la mise en place et la personnalisation du workflow.
Workflow n8n email, factures, notifications : problème résolu
Ce workflow résout le problème de la gestion manuelle des factures, qui peut entraîner des retards dans le traitement et des erreurs potentielles. En automatisant la notification des nouvelles factures, les utilisateurs réduisent le risque d'oubli et améliorent la réactivité de leur équipe financière. Après la mise en place de ce système, les utilisateurs bénéficient d'une meilleure organisation et d'une communication plus efficace au sein de leur entreprise.
Workflow n8n email, factures, notifications : étapes du workflow
Étape 1 : le workflow commence par le déclencheur 'Check for new emails' qui vérifie les nouveaux emails dans la boîte de réception.
- Étape 1 : si l'email contient le mot 'facture', le workflow passe à l'étape suivante.
- Étape 2 : le montant total est extrait grâce au noeud 'Extract the total amount'.
- Étape 3 : si le montant est supérieur à 1000, une notification est envoyée via le noeud 'Send new invoice notification' sur Slack.
- Étape 4 : en parallèle, un email est envoyé au responsable financier avec le noeud 'Send email to finance manager'.
Workflow n8n email, factures, notifications : guide de personnalisation
Pour personnaliser ce workflow, vous pouvez modifier l'adresse email de la boîte de réception dans le noeud 'Check for new emails' ainsi que le canal Slack dans le noeud 'Send new invoice notification'. Il est également possible d'ajuster le montant seuil dans le noeud 'If Amount > 1000' pour définir une notification pour des montants différents. Enfin, vous pouvez personnaliser le contenu de l'email envoyé au responsable financier en modifiant les paramètres du noeud 'Send email to finance manager'.