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Workflow n8n

Automatisation Email avec n8n : gestion des réponses AI

Ce workflow n8n a pour objectif de simplifier la gestion des emails en intégrant une intelligence artificielle pour traiter et répondre aux messages entrants. Dans un contexte professionnel où la communication par email est essentielle, ce système permet aux utilisateurs de gagner du temps tout en maintenant un niveau de qualité élevé dans leurs réponses. Les cas d'usage incluent la gestion des demandes clients, le suivi des projets ou encore l'automatisation des réponses aux questions fréquentes.

  • Étape 1 : le workflow est déclenché par la réception d'un email via IMAP.
  • Étape 2 : le contenu de l'email est ensuite résumé grâce à un modèle de langage AI, permettant de saisir rapidement les points clés.
  • Étape 3 : un email de réponse est généré automatiquement, intégrant les éléments résumés et des suggestions personnalisées.
  • Étape 4 : l'utilisateur reçoit une notification pour approuver ou modifier la réponse avant son envoi. En utilisant des services comme OpenAI et des noeuds de traitement de texte, ce workflow assure une réponse rapide et pertinente. Les bénéfices business incluent une réduction significative du temps de réponse, une amélioration de la satisfaction client et une optimisation des ressources humaines au sein des équipes.
Tags clés :automatisationemailn8nIAgestion des emails
🎯Pour qui ?🧩Problème résolu📋Étapes du flux🛠Guide de personnalisation
Catégorie: Webhook · Tags: automatisation, email, n8n, IA, gestion des emails❤ 0

Workflow n8n email, gestion des emails : vue d'ensemble

Schéma des nœuds et connexions de ce workflow n8n, généré à partir du JSON n8n.

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Workflow n8n email, gestion des emails : détail des nœuds

  • Email Trigger (IMAP)

    Ce noeud déclenche le workflow en lisant les emails via IMAP.

  • Markdown

    Ce noeud permet de formater du texte en Markdown.

  • Send Email

    Ce noeud envoie un email avec les paramètres spécifiés.

  • Email Summarization Chain

    Ce noeud résume le contenu d'un email à l'aide d'une chaîne de traitement.

  • Write email

    Ce noeud génère un texte d'email en utilisant un agent de traitement de langage.

  • OpenAI

    Ce noeud interroge le modèle de chat OpenAI pour obtenir des réponses.

  • Sticky Note2

    Ce noeud crée une note autocollante avec le contenu spécifié.

  • Sticky Note5

    Ce noeud crée une autre note autocollante avec le contenu spécifié.

  • Sticky Note1

    Ce noeud crée une note autocollante avec une hauteur et un contenu définis.

  • Sticky Note7

    Ce noeud crée une note autocollante avec une hauteur et un contenu spécifiés.

  • Approve Email

    Ce noeud envoie un email d'approbation avec les paramètres fournis.

  • OpenAI Chat Model

    Ce noeud interroge un modèle de chat OpenAI pour obtenir des réponses.

  • Set Email text

    Ce noeud définit le texte de l'email en fonction des assignations spécifiées.

  • Sticky Note

    Ce noeud crée une note autocollante avec une hauteur et un contenu définis.

  • Sticky Note11

    Ce noeud crée une note autocollante avec une couleur, une largeur, une hauteur et un contenu spécifiés.

  • Approved?

    Ce noeud évalue une condition pour déterminer si l'email est approuvé.

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  "id": "Nvn78tMRNnKji7Fg",
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  "name": "Very simple Human in the loop system email with AI e IMAP",
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        "smtp": {
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            "values": {
              "prompt": "=Write a concise summary of the following in max 100 words:\n\n\"{{ $json.data }}\"\n\nDo not enter the total number of words used.",
              "combineMapPrompt": "=Write a concise summary of the following in max 100 words:\n\n\"{{ $json.data }}\"\n\nDo not enter the total number of words used."
            }
          }
        },
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        "text": "=Write the text to reply to the following email:\n\n{{ $json.response.text }}",
        "options": {
          "systemMessage": "You are an expert at answering emails. You need to answer them professionally based on the information you have. This is a business email. Be concise and never exceed 100 words. Only the body of the email, not create the subject"
        },
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      },
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      ],
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        "height": 240,
        "content": "Chain that summarizes the received email"
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        -360,
        1260
      ],
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        "height": 240,
        "content": "Agent that retrieves business information from a vector database and processes the response"
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        1260
      ],
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        "content": "Convert email to Markdown format for better understanding of LLM models"
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        "message": "=<h3>MESSAGE</h3>\n{{ $('Email Trigger (IMAP)').item.json.textHtml }}\n\n<h3>AI RESPONSE</h3>\n{{ $json.email }}",
        "options": {},
        "subject": "=[Approval Required] {{ $('Email Trigger (IMAP)').item.json.subject }}",
        "toEmail": "info@n3witalia.com",
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          "id": "hRjP3XbDiIQqvi7x",
          "name": "SMTP info@n3witalia.com"
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          "__rl": true,
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          "value": "deepseek-chat",
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        "openAiApi": {
          "id": "97Cz4cqyiy1RdcQL",
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            }
          ]
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      },
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    },
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      "name": "Sticky Note",
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        1300
      ],
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      "name": "Sticky Note11",
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      ],
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        "color": 3,
        "width": 540,
        "height": 260,
        "content": "# How it works\nThis workflow automates the handling of incoming emails, summarizes their content, generates appropriate responses and validate it through send IMAP email with \"Human in the loop\" system. \n\nYou can quickly integrate Gmail and Outlook via the appropriate nodes"
      },
      "typeVersion": 1
    },
    {
      "id": "c4c9157d-4d05-47a1-a5eb-63865e838d39",
      "name": "Approved?",
      "type": "n8n-nodes-base.if",
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        1340
      ],
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        "conditions": {
          "options": {
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            "leftValue": "",
            "caseSensitive": true,
            "typeValidation": "strict"
          },
          "combinator": "and",
          "conditions": [
            {
              "id": "62e26bc5-1732-4699-a602-99490c7406fd",
              "operator": {
                "type": "boolean",
                "operation": "true",
                "singleValue": true
              },
              "leftValue": "={{ $json.data.approved }}",
              "rightValue": ""
            }
          ]
        }
      },
      "typeVersion": 2.2
    }
  ],
  "active": false,
  "pinData": {},
  "settings": {
    "executionOrder": "v1"
  },
  "versionId": "47e79286-00f4-48e8-a0d1-e0f56d9ba0d5",
  "connections": {
    "OpenAI": {
      "ai_languageModel": [
        [
          {
            "node": "Write email",
            "type": "ai_languageModel",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Markdown": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Email Summarization Chain",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Approved?": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Send Email",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ],
        []
      ]
    },
    "Write email": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Set Email text",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Approve Email": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Approved?",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Set Email text": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Approve Email",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "OpenAI Chat Model": {
      "ai_languageModel": [
        [
          {
            "node": "Email Summarization Chain",
            "type": "ai_languageModel",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Email Trigger (IMAP)": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Markdown",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Email Summarization Chain": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Write email",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    }
  }
}

Workflow n8n email, gestion des emails : pour qui est ce workflow ?

Ce workflow s'adresse aux entreprises de taille petite à moyenne qui souhaitent améliorer leur gestion des emails. Il est particulièrement utile pour les équipes de support client, les départements marketing et toute organisation cherchant à automatiser la communication par email tout en intégrant des solutions d'intelligence artificielle. Un niveau technique intermédiaire est recommandé pour la mise en place.

Workflow n8n email, gestion des emails : problème résolu

Ce workflow résout le problème de la surcharge d'emails en automatisant le traitement et la réponse aux messages entrants. Les utilisateurs peuvent ainsi éviter les frustrations liées à la gestion manuelle des emails, réduire les délais de réponse et améliorer la qualité des interactions. En intégrant l'IA, ce système permet de générer des réponses pertinentes et adaptées, tout en laissant la possibilité d'une intervention humaine pour garantir la personnalisation des messages.

Workflow n8n email, gestion des emails : étapes du workflow

Étape 1 : le workflow est déclenché par un nouvel email reçu via IMAP.

  • Étape 1 : le contenu de l'email est analysé et résumé par le noeud Email Summarization Chain.
  • Étape 2 : une réponse est générée par le modèle OpenAI et préparée pour approbation.
  • Étape 3 : l'utilisateur reçoit une notification pour approuver ou modifier la réponse.
  • Étape 4 : une fois approuvée, la réponse est envoyée à l'expéditeur initial.

Workflow n8n email, gestion des emails : guide de personnalisation

Pour personnaliser ce workflow, vous pouvez modifier l'URL de connexion IMAP pour l'adapter à votre serveur de messagerie. Il est également possible de changer le modèle de langage utilisé dans le noeud OpenAI pour affiner les réponses générées. Pensez à ajuster les paramètres de notification pour que les alertes d'approbation correspondent à vos préférences. Enfin, vous pouvez ajouter d'autres intégrations, comme des outils de gestion de projet, pour enrichir le flux de travail.