Automatisation de gestion de fichiers avec n8n : organisation efficace
- Ce workflow n8n a pour objectif d'automatiser la gestion de fichiers en local, facilitant ainsi l'organisation et le traitement des données. Dans un contexte où la gestion des fichiers peut devenir chronophage, cette automatisation permet de simplifier le processus en déplaçant automatiquement les fichiers dans des dossiers appropriés et en générant des notes adhésives pour une meilleure visualisation des tâches. Les cas d'usage incluent la gestion de documents, l'archivage de fichiers, et la préparation de données pour des analyses ultérieures.
- Le workflow débute avec un déclencheur de type 'Local File Trigger', qui surveille un chemin spécifique pour détecter les événements de fichiers. Ensuite, le nœud 'Get Files and Folders' exécute une commande pour récupérer les fichiers et dossiers présents. Ces fichiers sont ensuite convertis en tableau grâce au nœud 'Files and Folders to Array'. L'IA intégrée, via le nœud 'Mistral Cloud Chat Model', permet d'analyser le contenu des fichiers et de générer des suggestions pertinentes. Les résultats sont ensuite structurés et analysés par le nœud 'Structured Output Parser'.
- Les bénéfices de cette automatisation n8n sont multiples : réduction du temps passé à gérer manuellement les fichiers, minimisation des erreurs humaines, et amélioration de la productivité des équipes. En intégrant des notes adhésives pour visualiser les informations clés, les utilisateurs peuvent facilement suivre l'état de leurs fichiers et prioriser leurs tâches. Cette approche permet aux entreprises de gagner en efficacité et d'optimiser leurs processus de gestion documentaire.
Workflow n8n gestion de fichiers, productivité : vue d'ensemble
Schéma des nœuds et connexions de ce workflow n8n, généré à partir du JSON n8n.
Workflow n8n gestion de fichiers, productivité : détail des nœuds
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"meta": {
"instanceId": "26ba763460b97c249b82942b23b6384876dfeb9327513332e743c5f6219c2b8e"
},
"nodes": [
{
"id": "c92e3d01-4385-4e99-a9a7-77279b3d9cb3",
"name": "Local File Trigger",
"type": "n8n-nodes-base.localFileTrigger",
"position": [
720,
120
],
"parameters": {
"path": "/home/node/host_mount/shared_drive",
"events": [
"add"
],
"options": {
"awaitWriteFinish": true
},
"triggerOn": "folder"
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "a08f5acc-ee46-49e7-be4d-99edc95ab41f",
"name": "Get Files and Folders",
"type": "n8n-nodes-base.executeCommand",
"position": [
1200,
120
],
"parameters": {
"command": "=ls -p {{ $json.directory }} | grep -v / || true; \\\necho \"===\"; \\\nls -p {{ $json.directory }} | grep / || true;"
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "f3ab100a-986d-49bc-aeb5-979f16b2fd46",
"name": "Files and Folders to Array",
"type": "n8n-nodes-base.set",
"position": [
1380,
120
],
"parameters": {
"options": {},
"assignments": {
"assignments": [
{
"id": "ad893795-cae8-4418-99e0-2c68126337d3",
"name": "files",
"type": "array",
"value": "={{ $json.stdout.split('===')[0].split('\\n').filter(item => !item.endsWith('Zone.Identifier')).compact() }}"
},
{
"id": "0e7e8571-6b86-481d-a20c-3a7c621c562f",
"name": "folders",
"type": "array",
"value": "={{ $json.stdout.split('===')[1].split('\\n').compact() }}"
}
]
}
},
"typeVersion": 3.3
},
{
"id": "56c4a8b4-c5b0-4e2f-806b-fef5fb5260b5",
"name": "Mistral Cloud Chat Model",
"type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.lmChatMistralCloud",
"position": [
1860,
240
],
"parameters": {
"model": "mistral-small-2402",
"options": {}
},
"credentials": {
"mistralCloudApi": {
"id": "EIl2QxhXAS9Hkg37",
"name": "Mistral Cloud account"
}
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "0d586481-904d-4fbd-9b53-77bc2faf08dd",
"name": "Structured Output Parser",
"type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.outputParserStructured",
"position": [
2040,
240
],
"parameters": {
"schemaType": "manual",
"inputSchema": "{\n\t\"type\": \"array\",\n\t\"items\": {\n \t\"type\": \"object\",\n \"properties\": {\n \"folder\": { \"type\": \"string\" },\n \"files\": {\n \"type\": \"array\",\n \"items\": { \"type\": \"string\" }\n }\n\t\t}\n }\n}"
},
"typeVersion": 1.2
},
{
"id": "86025668-aac9-49a2-92ff-ce15df16488c",
"name": "Set Variables",
"type": "n8n-nodes-base.set",
"position": [
940,
120
],
"parameters": {
"options": {},
"assignments": {
"assignments": [
{
"id": "35ea70c4-8669-4975-a68d-bbaa094713c0",
"name": "directory",
"type": "string",
"value": "={{ $('Local File Trigger').params.path }}"
}
]
}
},
"typeVersion": 3.3
},
{
"id": "457bfd30-5cca-417a-88d3-666afe567fd5",
"name": "Move Files into Folders",
"type": "n8n-nodes-base.executeCommand",
"position": [
2560,
140
],
"parameters": {
"command": "=directory=\"{{ $('Set Variables').item.json.directory }}\"\nsubdirectory=\"$directory/{{ $json.folder }}\";\nfile_list=\"{{ $json.files.join(' ') }}\";\n\n# create subdirectory if not exists\nmkdir -p $subdirectory;\n\n# for each suggestion, move the file into the subdirectory.\n# If the file in the subdirectory exists, then we'll rename the current file by adding a small random string to the end of the filename.\nfor filename in $file_list; do\n if [ -e \"$subdirectory/$filename\" ]; then\n mv \"$directory/$filename-$RANDOM\" -t $subdirectory;\n else\n mv \"$directory/$filename\" -t $subdirectory;\n fi\ndone",
"executeOnce": false
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "e9a610bf-b2ae-4b98-870a-2e63790a3b5f",
"name": "Sticky Note",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [
635.4233386400999,
-161.84747801133517
],
"parameters": {
"color": 7,
"width": 483.7926535356806,
"height": 501.2939838391483,
"content": "## Step 1. Select the target folder\n[Read more about local file trigger](https://docs.n8n.io/integrations/builtin/core-nodes/n8n-nodes-base.localfiletrigger)\n\nIn this workflow, we'll monitor a specific folder on disk that n8n has access to. Since we're using docker, we can either use the n8n volume or mount a folder from the host machine.\n\nThe local file trigger is useful to execute the workflow whenever changes are made to our target folder."
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "c8961322-a6da-4fc0-a46d-6119c5eac2b0",
"name": "Sticky Note1",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [
1140,
-54.28207683557787
],
"parameters": {
"color": 7,
"width": 583.2857596176409,
"height": 391.527066537946,
"content": "## Step 2. Identify files that need to be organised\n[Read more about Execute Command node](https://docs.n8n.io/integrations/builtin/core-nodes/n8n-nodes-base.executecommand)\n\nFor all Files in the root level of our selected target folder, we want them to be sorted and moved into categorised subdirectories. In this step, we'll use linux commands to get a list of files and folders currently present in the target folder."
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "6e31b2d1-288c-479b-8dd8-a171ecd03dea",
"name": "If Has Target Files...",
"type": "n8n-nodes-base.if",
"position": [
1560,
120
],
"parameters": {
"options": {},
"conditions": {
"options": {
"leftValue": "",
"caseSensitive": true,
"typeValidation": "strict"
},
"combinator": "and",
"conditions": [
{
"id": "9be5a175-e7aa-4d68-9ddc-8b43b43e2d37",
"operator": {
"type": "array",
"operation": "lengthGte",
"rightType": "number"
},
"leftValue": "={{ $json.files }}",
"rightValue": "={{ 1 }}"
}
]
}
},
"typeVersion": 2
},
{
"id": "07fd70ca-9126-4846-a2b0-4f3a8fc5eb69",
"name": "Sticky Note2",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [
1760,
-107.13740439436373
],
"parameters": {
"color": 7,
"width": 631.2649908751414,
"height": 506.8242545618477,
"content": "## Step 3. Using Mistral AI to organise our target folder\n[Read more about Mistral AI](https://docs.n8n.io/integrations/builtin/cluster-nodes/sub-nodes/n8n-nodes-langchain.lmchatmistralcloud)\n\nUsing Mistral AI as our AI file manager, it can help us suggest which files go into which categorised subdirectory. If the subdirectory doesn't exist, Mistral can also suggest one to be created."
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "2ca9a56c-ed1b-4f16-b207-7229c8d90b76",
"name": "Get Suggestions to List",
"type": "n8n-nodes-base.splitOut",
"position": [
2200,
80
],
"parameters": {
"options": {},
"fieldToSplitOut": "output"
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "29d425df-e513-429a-802f-02ad3ad86344",
"name": "Sticky Note3",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [
2420,
-62.701160902940615
],
"parameters": {
"color": 7,
"width": 401.0065589583014,
"height": 374.8503908496576,
"content": "## Step 4. Move the files into subdirectories\n[Read more about Execute Command node](https://docs.n8n.io/integrations/builtin/core-nodes/n8n-nodes-base.executecommand)\n\nFor this step, we'll use the execute command node to execute a shellscript to move the files into their respective subdirectories."
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "a2ee79ea-6b0d-46c0-876f-8cfe12130a62",
"name": "Sticky Note4",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [
240,
-160
],
"parameters": {
"width": 372.51107341403605,
"height": 422.70324544339167,
"content": "## Try It Out!\n### This workflow does the following:\n* Monitors a target folder for changes using the local file trigger\n* identifies all files and subdirectories in the target folder and passes this to Mistral AI\n* Mistral AI suggests where to move top level files into which subdirectories. It can also suggest subdirectories tp create if none are suitable.\n* Finally, we take the AI's suggestions are perform the move operations using the execute command node.\n\n### Need Help?\nJoin the [Discord](https://discord.com/invite/XPKeKXeB7d) or ask in the [Forum](https://community.n8n.io/)!\n\nHappy Hacking!"
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "a0db31b1-10e2-40bb-9ec6-b91569bf1072",
"name": "Sticky Note5",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [
174.82571715185748,
280
],
"parameters": {
"color": 3,
"width": 438.23697639546396,
"height": 97.88076166036412,
"content": "### 🚨 Warning! Potential destructive operations ahead!\nThis workflow manipulates the filesystem. Always make backups of your files before running local workflows."
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "c932813c-913c-47bd-a4ba-79056bc6dfd7",
"name": "AI File Manager",
"type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.chainLlm",
"position": [
1860,
80
],
"parameters": {
"text": "=Here is the list of current files in the directory:\n{{ $json.files.map(file => `* ${file}`).join('\\n') }}\n\nHere is the list of current folders in the directory:\n{{ $json.folders.length ? $json.folders.map(item => `* ${item}`).join('\\n') : 'There are currently no directories' }}\n\nGroup the current files using the filename as a hint and decide which of the current folders should they be moved to. If there are no current folders, then suggest a folder to be created.\n\nIf you can't decide which folder to put the file in, the file should be moved to the misc folder.",
"messages": {
"messageValues": [
{
"message": "You manage a linux directory on behalf of the user."
}
]
},
"promptType": "define",
"hasOutputParser": true
},
"typeVersion": 1.4
}
],
"pinData": {},
"connections": {
"Set Variables": {
"main": [
[
{
"node": "Get Files and Folders",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"AI File Manager": {
"main": [
[
{
"node": "Get Suggestions to List",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Local File Trigger": {
"main": [
[
{
"node": "Set Variables",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Get Files and Folders": {
"main": [
[
{
"node": "Files and Folders to Array",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"If Has Target Files...": {
"main": [
[
{
"node": "AI File Manager",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Get Suggestions to List": {
"main": [
[
{
"node": "Move Files into Folders",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Mistral Cloud Chat Model": {
"ai_languageModel": [
[
{
"node": "AI File Manager",
"type": "ai_languageModel",
"index": 0
}
]
]
},
"Structured Output Parser": {
"ai_outputParser": [
[
{
"node": "AI File Manager",
"type": "ai_outputParser",
"index": 0
}
]
]
},
"Files and Folders to Array": {
"main": [
[
{
"node": "If Has Target Files...",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
}
}
}Workflow n8n gestion de fichiers, productivité : pour qui est ce workflow ?
Ce workflow s'adresse aux entreprises et équipes qui gèrent un volume important de fichiers et qui cherchent à automatiser leur organisation. Il est particulièrement utile pour les départements de gestion de documents, les équipes de données, et les utilisateurs ayant des compétences techniques intermédiaires.
Workflow n8n gestion de fichiers, productivité : problème résolu
Ce workflow résout le problème de la gestion manuelle des fichiers, qui peut entraîner des pertes de temps et des erreurs. En automatisant le déplacement des fichiers et en fournissant des suggestions intelligentes, les utilisateurs peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Les entreprises bénéficient ainsi d'une meilleure organisation et d'une réduction des risques liés à la gestion des documents.
Workflow n8n gestion de fichiers, productivité : étapes du workflow
Étape 1 : Le workflow commence avec le déclencheur 'Local File Trigger', qui surveille un dossier spécifique pour détecter les nouveaux fichiers.
- Étape 1 : Le nœud 'Get Files and Folders' récupère les fichiers présents dans ce dossier.
- Étape 2 : Les fichiers sont convertis en tableau avec 'Files and Folders to Array'.
- Étape 3 : Le modèle d'IA 'Mistral Cloud Chat Model' analyse le contenu des fichiers et génère des suggestions.
- Étape 4 : Les résultats sont structurés à l'aide du 'Structured Output Parser'.
- Étape 5 : En fonction des conditions définies dans 'If Has Target Files...', le workflow peut alors exécuter des actions supplémentaires, comme déplacer les fichiers dans des dossiers appropriés ou créer des notes adhésives pour visualiser les informations.
Workflow n8n gestion de fichiers, productivité : guide de personnalisation
Pour personnaliser ce workflow, vous pouvez modifier le chemin surveillé par le 'Local File Trigger' afin de l'adapter à votre structure de fichiers. Il est également possible de changer les commandes exécutées dans les nœuds 'Get Files and Folders' et 'Move Files into Folders' pour répondre à vos besoins spécifiques. Pensez à ajuster les paramètres du modèle d'IA pour affiner les suggestions générées. Enfin, vous pouvez ajouter ou supprimer des nœuds de notes adhésives pour mieux visualiser les informations selon vos préférences.