Automatisation Airtable avec n8n : gestion des commandes quotidiennes
Ce workflow n8n a pour objectif d'automatiser la gestion des commandes quotidiennes à partir d'Airtable. Il est particulièrement utile pour les entreprises qui souhaitent suivre et traiter leurs commandes de manière efficace sans intervention manuelle. Grâce à cette automatisation n8n, les utilisateurs peuvent recevoir des notifications par email concernant les commandes du jour, tout en stockant les informations pertinentes dans Airtable. Le processus commence par un déclencheur programmé qui s'active tous les jours à 19h. Ensuite, le workflow récupère les commandes d'Airtable pour la journée en cours. Il utilise un nœud de code pour déterminer la date d'hier, ce qui permet de filtrer les commandes pertinentes. Les informations sont ensuite formatées en HTML pour une présentation claire. Après cela, les champs des commandes sont définis avant d'envoyer un email via Gmail avec les détails des commandes. Enfin, les commandes sont stockées à nouveau dans Airtable pour un suivi ultérieur. Ce workflow offre une solution efficace pour réduire le temps consacré à la gestion des commandes et minimise les risques d'erreurs humaines, permettant ainsi aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Tags clés : automatisation, Airtable, Gmail.
Vue d'ensemble du workflow n8n
Schéma des nœuds et connexions de ce workflow n8n, généré à partir du JSON n8n.
Détail des nœuds du workflow n8n
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"meta": {
"instanceId": "bb6a1286a4ce98dce786d6c2748b867c1252d53458c87d87fbf6824b862d4c9c"
},
"nodes": [
{
"id": "faade37e-908d-494c-af74-93c8f01adcc5",
"name": "Everyday at 7PM",
"type": "n8n-nodes-base.scheduleTrigger",
"position": [
440,
520
],
"parameters": {
"rule": {
"interval": [
{
"field": "cronExpression",
"expression": "0 0 19 * * *"
}
]
}
},
"typeVersion": 1.2
},
{
"id": "4abddfea-fee9-419c-92c4-3055faa2dd09",
"name": "Airtable Get Today's Orders",
"type": "n8n-nodes-base.airtable",
"position": [
900,
520
],
"parameters": {
"base": {
"__rl": true,
"mode": "list",
"value": "appdtUVSpfWswMwNC",
"cachedResultUrl": "https://airtable.com/appdtUVSpfWswMwNC",
"cachedResultName": "Untitled Base"
},
"table": {
"__rl": true,
"mode": "list",
"value": "tblu6F5rLbR3Axtgj",
"cachedResultUrl": "https://airtable.com/appdtUVSpfWswMwNC/tblu6F5rLbR3Axtgj",
"cachedResultName": "orders"
},
"options": {},
"operation": "search",
"filterByFormula": "=AND(time < \"{{ $json.now }}\", time > \"{{ $json.yesterday }}\")"
},
"credentials": {
"airtableTokenApi": {
"id": "uSxVhc7fcMM7uPM2",
"name": "Airtable Personal Access Token account"
}
},
"typeVersion": 2.1
},
{
"id": "ea29159e-3674-4385-a0bd-2a9df7d7117c",
"name": "Yesterday Date",
"type": "n8n-nodes-base.code",
"position": [
660,
520
],
"parameters": {
"jsCode": "// Create a new date object for yesterday, 7pm\nconst yesterday = new Date();\nyesterday.setDate( new Date().getDate() - 1); \nyesterday.setHours(19, 0, 0, 0);\nconst isoString = yesterday.toISOString();\nreturn {yesterday:isoString, now:new Date().toISOString()}"
},
"typeVersion": 2
},
{
"id": "8254aa63-2682-4c48-8843-c93830c724de",
"name": "HTML",
"type": "n8n-nodes-base.html",
"position": [
1120,
520
],
"parameters": {
"html": "<!DOCTYPE html>\n<html>\n<head>\n <meta charset=\"UTF-8\" />\n</head>\n<body>\n <table>\n <tr> \n {{ Object.keys($input.first().json).map(propname=>'<td>'+propname+'</td>').join('') \n }}\n </tr>\n \n {{ $input.all().map(order=>{\n \n return \"<tr>\"+Object.values(order.json).map(prop=>{\n return \"<td>\"+prop+\"</td>\"\n }).join('') +\"</tr>\"\n }).join('') \n }}\n </table>\n</body>\n</html>\n\n<style>\n.container {\n background-color: #ffffff;\n text-align: center;\n padding: 16px;\n border-radius: 8px;\n}\n\nh1 {\n color: #ff6d5a;\n font-size: 24px;\n font-weight: bold;\n padding: 8px;\n}\n\nh2 {\n color: #909399;\n font-size: 18px;\n font-weight: bold;\n padding: 8px;\n}\n</style>\n"
},
"executeOnce": true,
"typeVersion": 1.2
},
{
"id": "5e9f6ad7-e4fc-41e3-991b-cae9210dfb71",
"name": "Set Order Fields",
"type": "n8n-nodes-base.set",
"position": [
660,
220
],
"parameters": {
"options": {},
"assignments": {
"assignments": [
{
"id": "2c2f9e3c-696a-466a-8bfe-5c8aa942c9ab",
"name": "time",
"type": "string",
"value": "={{ new Date().toISOString() }}"
},
{
"id": "5618b2a7-8149-469d-87ee-535f1adac121",
"name": "orderID",
"type": "string",
"value": "={{ $json.body.orderID }}"
},
{
"id": "dc31db55-24e4-468f-a9fd-456298f5e5ab",
"name": "orderPrice",
"type": "number",
"value": "={{ $json.body.orderPrice }}"
}
]
}
},
"typeVersion": 3.4
},
{
"id": "68eaa8f7-3b67-484e-8bad-87e621adc1df",
"name": "Send to Gmail",
"type": "n8n-nodes-base.gmail",
"position": [
1340,
520
],
"parameters": {
"sendTo": "axelrose20272027@gmail.com",
"message": "={{ $json.html }}",
"options": {},
"subject": "Daily Order Summary"
},
"credentials": {
"gmailOAuth2": {
"id": "qMvN3j2E5MFAguNF",
"name": "Gmail account"
}
},
"typeVersion": 2.1
},
{
"id": "9f22bedc-fbe1-421b-8212-189c7d436cab",
"name": "Store Order",
"type": "n8n-nodes-base.airtable",
"position": [
900,
220
],
"parameters": {
"base": {
"__rl": true,
"mode": "list",
"value": "appdtUVSpfWswMwNC",
"cachedResultUrl": "https://airtable.com/appdtUVSpfWswMwNC",
"cachedResultName": "Untitled Base"
},
"table": {
"__rl": true,
"mode": "list",
"value": "tblu6F5rLbR3Axtgj",
"cachedResultUrl": "https://airtable.com/appdtUVSpfWswMwNC/tblu6F5rLbR3Axtgj",
"cachedResultName": "orders"
},
"columns": {
"value": {
"orderID": 0,
"customerID": 0,
"orderPrice": 0
},
"schema": [
{
"id": "time",
"type": "dateTime",
"display": true,
"removed": false,
"readOnly": false,
"required": false,
"displayName": "time",
"defaultMatch": false,
"canBeUsedToMatch": true
},
{
"id": "orderID",
"type": "number",
"display": true,
"removed": false,
"readOnly": false,
"required": false,
"displayName": "orderID",
"defaultMatch": false,
"canBeUsedToMatch": true
},
{
"id": "customerID",
"type": "number",
"display": true,
"removed": false,
"readOnly": false,
"required": false,
"displayName": "customerID",
"defaultMatch": false,
"canBeUsedToMatch": true
},
{
"id": "orderPrice",
"type": "number",
"display": true,
"removed": false,
"readOnly": false,
"required": false,
"displayName": "orderPrice",
"defaultMatch": false,
"canBeUsedToMatch": true
},
{
"id": "orderStatus",
"type": "string",
"display": true,
"removed": false,
"readOnly": false,
"required": false,
"displayName": "orderStatus",
"defaultMatch": false,
"canBeUsedToMatch": true
}
],
"mappingMode": "autoMapInputData",
"matchingColumns": []
},
"options": {
"typecast": true
},
"operation": "create"
},
"credentials": {
"airtableTokenApi": {
"id": "uSxVhc7fcMM7uPM2",
"name": "Airtable Personal Access Token account"
}
},
"typeVersion": 2.1
},
{
"id": "6ace0e8f-85e1-45bc-ae81-331c5722ef46",
"name": "Sticky Note",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [
340,
160
],
"parameters": {
"width": 857.9236217062975,
"height": 220.18022408852067,
"content": "### New order is sent to the Webhook via POST with params {orderID, orderPrice}"
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "6907ae8d-90b7-4e07-883d-3ebd4440d811",
"name": "Sticky Note1",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [
340,
460
],
"parameters": {
"width": 1202.2434730902464,
"height": 235.62797364881823,
"content": "### Daily summary sent to email at 7PM"
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "848c6acb-2f9c-4d85-8349-a4a31204922b",
"name": "Sticky Note2",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [
-620,
-80
],
"parameters": {
"color": 4,
"width": 607.7708924207209,
"height": 893.1187181589532,
"content": "# Aggregate Daily Orders with Airtable\n### This workflow will collect order data as it is produced, then send a summary email of all orders at the end of every day, formatted in a table.\n\n## Setup:\n 1. Create a new table in Airtable and give it a field *time* with type date, *orderID* with type number, and *orderPrice* also with type number. \n 2. Create a new access token if you haven't already at https://airtable.com/create/tokens/new. Make sure to give the token the scopes *data.records:read*, *data.records:write*, *schema.bases:read* and access to whichever table you choose to store the orders. A pop-up window appears with the token. Use this token to make `Create New Credential` > `Access Token` for Airtable in the `Store Order` and `Airtable Get Today's Orders` nodes.\n 3. Create access credentials for your Gmail as described here: https://developers.google.com/workspace/guides/create-credentials. Use the credentials from your *client_secret.json* in the `Send to Gmail` node.\n 4. In the `Store Order` node, change *Base* and *Table* to the database and table in your Airtable account you wish to use to store orders. Make sure to use these same values in the `Airtable Get Today's Orders` node.\n 5. Every time an order is created in your system, send a POST request to Webhook from your order software. Each request must contain a single order containing fields *'orderID'* and *'orderPrice'* (or, edit `Set Order Fields` to select which incoming fields you wish to save)\n 6. Change the schedule time for sending email from `Everyday at 7PM` to whichever time you choose. \n \n\n## Test:\n- Activate the workflow.\n- From the node `Webhook`, copy *Production URL*\n- Send the following CURL request to the URL given to you:\n` curl -X POST -H \"Content-Type: application/json\" -d '{\"orderID\": 12345, \"orderPrice\": 99.99}' YOUR_URL_HERE`\n- It should say *Node executed successfully*. Now check your Airtable and confirm the order was stored in the right place."
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "d9a5ef05-beba-480f-967e-840cf1b71248",
"name": "Sticky Note4",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [
200,
240
],
"parameters": {
"color": 3,
"width": 170,
"height": 80,
"content": "- New Order!"
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "0f433e34-79cd-42d0-9b56-4a306eb91907",
"name": "Sticky Note5",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [
200,
540
],
"parameters": {
"color": 3,
"width": 170,
"height": 80,
"content": " - It's 7PM!"
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "fb9c4b49-ee1f-4233-8277-4c35fb423fde",
"name": "Webhook",
"type": "n8n-nodes-base.webhook",
"position": [
440,
220
],
"webhookId": "e9e62c98-390d-4d16-bc77-a13b043bf1cf",
"parameters": {
"path": "e9e62c98-390d-4d16-bc77-a13b043bf1cf",
"options": {},
"httpMethod": "POST"
},
"typeVersion": 2
}
],
"pinData": {},
"connections": {
"HTML": {
"main": [
[
{
"node": "Send to Gmail",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Webhook": {
"main": [
[
{
"node": "Set Order Fields",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Yesterday Date": {
"main": [
[
{
"node": "Airtable Get Today's Orders",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Everyday at 7PM": {
"main": [
[
{
"node": "Yesterday Date",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Set Order Fields": {
"main": [
[
{
"node": "Store Order",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Airtable Get Today's Orders": {
"main": [
[
{
"node": "HTML",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
}
}
}Pour qui est ce workflow ?
Ce workflow s'adresse aux PME et aux équipes de vente qui utilisent Airtable pour gérer leurs commandes. Il est conçu pour des utilisateurs ayant un niveau technique intermédiaire, souhaitant automatiser leurs processus quotidiens et améliorer leur efficacité opérationnelle.
Problème résolu
Ce workflow résout le problème de la gestion manuelle des commandes, souvent source d'erreurs et de pertes de temps. En automatisant la récupération et le traitement des commandes, il permet aux utilisateurs de recevoir des notifications précises et en temps réel, tout en assurant un suivi rigoureux dans Airtable. Les entreprises peuvent ainsi améliorer leur réactivité et leur organisation, tout en réduisant le risque d'oubli ou de confusion dans le traitement des commandes.
Étapes du workflow
Étape 1 : Le workflow est déclenché tous les jours à 19h grâce à un nœud de planification. Étape 2 : Il récupère les commandes d'Airtable pour la journée en cours à l'aide d'un nœud dédié. Étape 3 : La date d'hier est déterminée via un nœud de code, permettant de filtrer les commandes pertinentes. Étape 4 : Les informations sont formatées en HTML pour une présentation claire. Étape 5 : Les champs des commandes sont définis avant l'envoi d'un email via Gmail avec les détails des commandes. Étape 6 : Enfin, les commandes sont stockées à nouveau dans Airtable pour un suivi ultérieur.
Guide de personnalisation du workflow n8n
Pour personnaliser ce workflow, vous pouvez modifier le nœud de planification pour changer l'heure d'exécution. Il est également possible d'ajuster les paramètres du nœud Airtable pour cibler une autre base ou une autre table, selon vos besoins. Pensez à adapter le contenu de l'email dans le nœud Gmail pour qu'il corresponde à votre ton de communication. Si vous souhaitez ajouter d'autres outils, vous pouvez intégrer des nœuds supplémentaires pour enrichir le flux, comme des notifications sur Slack ou des mises à jour sur d'autres plateformes. Assurez-vous de sécuriser le webhook en configurant les options d'authentification appropriées.