Workflow n8n

Automatisation Outlook avec n8n : création de tickets Jira

Ce workflow n8n a pour objectif d'automatiser la création de tickets dans Jira à partir des messages récents d'Outlook. Dans un contexte où la gestion des demandes de support est cruciale, ce processus permet aux équipes de gagner du temps en transformant automatiquement les messages en tickets, réduisant ainsi les risques d'oubli ou de traitement manuel. En utilisant l'automatisation n8n, les utilisateurs peuvent facilement configurer ce flux pour répondre à leurs besoins spécifiques. Étape 1 : le déclencheur est programmé via un 'Schedule Trigger' qui active le workflow à intervalles réguliers. Étape 2 : le noeud 'Get Recent Messages' extrait les messages récents d'Outlook, en filtrant les informations pertinentes. Étape 3 : les messages sont ensuite traités par le modèle de chat OpenAI pour générer des résumés ou des réponses adaptées. Étape 4 : un 'Structured Output Parser' organise les données pour une utilisation ultérieure. Étape 5 : les informations sont ensuite envoyées au noeud 'Create Issue' pour créer un ticket dans Jira. Enfin, le workflow utilise un noeud 'Mark as Seen' pour éviter les doublons dans le traitement des messages. Les bénéfices de cette automatisation incluent une réduction significative du temps de réponse aux demandes de support et une amélioration de la satisfaction client. Tags clés : automatisation, Jira, Outlook.

Catégorie: Scheduled · Tags: automatisation, Jira, Outlook, n8n, support client0

Vue d'ensemble du workflow n8n

Schéma des nœuds et connexions de ce workflow n8n, généré à partir du JSON n8n.

Détail des nœuds du workflow n8n

  • Schedule Trigger

    Ce noeud déclenche le workflow selon un calendrier défini.

  • Get Recent Messages

    Ce noeud récupère les messages récents depuis Microsoft Outlook.

  • OpenAI Chat Model

    Ce noeud utilise le modèle de chat d'OpenAI pour générer des réponses.

  • Structured Output Parser

    Ce noeud analyse et structure les données de sortie selon un schéma défini.

  • Sticky Note1

    Ce noeud crée une note autocollante avec des paramètres de couleur, taille et contenu.

  • Markdown

    Ce noeud génère du contenu au format Markdown à partir des données fournies.

  • Create Issue

    Ce noeud crée un ticket dans Jira avec les détails spécifiés.

  • Mark as Seen

    Ce noeud marque les éléments comme vus pour éviter les doublons.

  • Sticky Note

    Ce noeud crée une note autocollante avec des paramètres de couleur, taille et contenu.

  • Sticky Note2

    Ce noeud crée une seconde note autocollante avec des paramètres de couleur, taille et contenu.

  • Sticky Note3

    Ce noeud crée une troisième note autocollante avec des paramètres de taille et contenu.

  • Generate Issue From Support Request

    Ce noeud génère un ticket à partir d'une demande de support en utilisant un modèle de langage.

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        "text": "=Reported by {{ $json.from.emailAddress.name }} <{{ $json.from.emailAddress.address }}>\nReported at: {{ $now.toISO() }}\nSummary: {{ $json.subject }}\nDescription:\n{{ $json.data.replaceAll('\\n', ' ') }}",
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      ]
    }
  }
}

Pour qui est ce workflow ?

Ce workflow s'adresse aux équipes de support client et aux responsables de la gestion des tickets au sein des entreprises, en particulier celles qui utilisent Outlook et Jira. Il est conçu pour des utilisateurs ayant un niveau technique intermédiaire et souhaitant optimiser leur processus de gestion des demandes.

Problème résolu

Ce workflow résout le problème de la gestion manuelle des demandes de support, qui peut être chronophage et sujet à des erreurs. En automatisant la création de tickets à partir des messages d'Outlook, il élimine les risques de perte d'informations et permet aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Les utilisateurs bénéficient d'une réponse plus rapide aux demandes, ce qui améliore l'efficacité opérationnelle et la satisfaction des clients.

Étapes du workflow

Étape 1 : le workflow est déclenché selon un calendrier défini par le noeud 'Schedule Trigger'. Étape 2 : les messages récents sont récupérés via le noeud 'Get Recent Messages' d'Outlook. Étape 3 : ces messages sont analysés par le modèle OpenAI dans le noeud 'OpenAI Chat Model' pour générer des résumés. Étape 4 : les données structurées sont traitées par le 'Structured Output Parser'. Étape 5 : un ticket est créé dans Jira grâce au noeud 'Create Issue'. Étape 6 : le noeud 'Mark as Seen' assure qu'aucun message n'est traité deux fois.

Guide de personnalisation du workflow n8n

Pour personnaliser ce workflow, vous pouvez modifier le calendrier du déclencheur dans le noeud 'Schedule Trigger' selon vos besoins. Dans le noeud 'Get Recent Messages', ajustez les filtres pour cibler des messages spécifiques. Le modèle de chat OpenAI peut être configuré pour adapter le ton et le style des réponses générées. Pour le noeud 'Create Issue', vous pouvez personnaliser les champs tels que le projet, le résumé et le type de problème selon les spécificités de votre équipe. Enfin, assurez-vous que les paramètres de sécurité et de monitoring sont en place pour suivre l'efficacité du flux.