Automatisation Gmail avec n8n : gestion des fichiers Google Drive
Ce workflow n8n a pour objectif d'automatiser la gestion des fichiers dans Google Drive en fonction des emails reçus via Gmail. Dans un contexte professionnel où la gestion efficace des documents est cruciale, ce workflow permet de simplifier le processus de tri et de notification en fonction de la taille des fichiers. Par exemple, lorsqu'un email contenant un fichier est reçu, le workflow déclenche une série d'actions pour vérifier la taille du fichier et envoyer des notifications appropriées. Étape 1 : le déclencheur est un 'Gmail Trigger' qui surveille les nouveaux emails. Étape 2 : une fois qu'un email est détecté, le fichier est récupéré et envoyé vers Google Drive. Étape 3 : le 'Split Out' permet de traiter différentes tailles de fichiers. Étape 4 : selon la taille, un 'Switch' détermine si le fichier est trop gros ou s'il peut être ignoré. Étape 5 : des notifications sont envoyées via des 'Sticky Notes' pour informer l'utilisateur des fichiers trop volumineux ou des graphiques insignifiants. Ce workflow apporte une réelle valeur ajoutée en réduisant le temps de gestion des fichiers et en minimisant les erreurs humaines, ce qui améliore l'efficacité opérationnelle des équipes. Tags clés : automatisation, Gmail, Google Drive.
Vue d'ensemble du workflow n8n
Schéma des nœuds et connexions de ce workflow n8n, généré à partir du JSON n8n.
Détail des nœuds du workflow n8n
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"meta": {
"instanceId": "abc123",
"templateCredsSetupCompleted": true
},
"nodes": [
{
"id": "c8481fc0-4cc2-4662-b008-e81eaeb4840b",
"name": "Gmail Trigger",
"type": "n8n-nodes-base.gmailTrigger",
"position": [
-340,
0
],
"parameters": {
"simple": false,
"filters": {
"sender": "ray.thomas@charter.com",
"readStatus": "unread"
},
"options": {
"downloadAttachments": true,
"dataPropertyAttachmentsPrefixName": "attachment_"
},
"pollTimes": {
"item": [
{
"mode": "everyMinute"
}
]
}
},
"credentials": {
"gmailOAuth2": {
"id": "egorWvqjkdIG2ovh",
"name": "Gmail account - rthomascharter"
}
},
"typeVersion": 1.2
},
{
"id": "fd82d244-dfab-46db-af8e-e674501db75d",
"name": "Google Drive",
"type": "n8n-nodes-base.googleDrive",
"position": [
540,
0
],
"parameters": {
"name": "={{ $binary.values()[0].fileName }}",
"driveId": {
"__rl": true,
"mode": "list",
"value": "My Drive"
},
"options": {},
"folderId": {
"__rl": true,
"mode": "list",
"value": "0BwqhgrfUUaOuM2x1NXhxLUlGVEE",
"cachedResultUrl": "https://drive.google.com/drive/folders/0BwqhgrfUUaOuM2x1NXhxLUlGVEE?resourcekey=0-fQoeO57wF_vlzIWPZAoNXg",
"cachedResultName": "misc"
},
"inputDataFieldName": "={{ $binary.keys()[0] }}"
},
"credentials": {
"googleDriveOAuth2Api": {
"id": "fwkvLJni8GfLNqBZ",
"name": "Google Drive account - rthomascharter"
}
},
"typeVersion": 3
},
{
"id": "5686e523-e12c-41b1-818d-03545122ad6f",
"name": "Split Out",
"type": "n8n-nodes-base.splitOut",
"position": [
-120,
0
],
"parameters": {
"options": {},
"fieldToSplitOut": "$binary"
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "1774a0d8-2909-49e4-b0f7-1c3e343602b1",
"name": "Sticky Note",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [
420,
-360
],
"parameters": {
"width": 380,
"height": 820,
"content": "## Reference \"Single\" Binary Using Expressions\nThis contains examples of how to reference a single binary in each input item **regardless of its key name.**"
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "204fe711-c5f3-4243-be3b-829419a07c82",
"name": "Switch",
"type": "n8n-nodes-base.switch",
"position": [
100,
0
],
"parameters": {
"rules": {
"values": [
{
"outputKey": "Large Files",
"conditions": {
"options": {
"version": 2,
"leftValue": "",
"caseSensitive": true,
"typeValidation": "strict"
},
"combinator": "and",
"conditions": [
{
"operator": {
"type": "number",
"operation": "gt"
},
"leftValue": "={{ $binary.values()[0].fileSize.split(' ')[0].toNumber() }}",
"rightValue": 300
}
]
},
"renameOutput": true
},
{
"outputKey": "Medium Files",
"conditions": {
"options": {
"version": 2,
"leftValue": "",
"caseSensitive": true,
"typeValidation": "strict"
},
"combinator": "and",
"conditions": [
{
"id": "27a59343-5f2a-43b0-a74d-ddb0a988c0cb",
"operator": {
"type": "number",
"operation": "gt"
},
"leftValue": "={{ $binary.values()[0].fileSize.split(' ')[0].toNumber() }}",
"rightValue": 10
}
]
},
"renameOutput": true
}
]
},
"options": {
"fallbackOutput": "extra"
}
},
"typeVersion": 3.2
},
{
"id": "1e00cb68-fed2-4f88-be84-4860c26c8a3b",
"name": "Sticky Note1",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [
-200,
-240
],
"parameters": {
"width": 260,
"height": 460,
"content": "## Split Multiple Binary Files\nThis uses the `$binary` name (not expression var) to make individual items for each attachment binary.\n* Note: This still doesn't homogenize the name of each binary."
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "1089eb84-51d3-4669-8a5a-fd1d0855ca41",
"name": "Send \" Too Big\" Notification (for example)",
"type": "n8n-nodes-base.noOp",
"position": [
540,
-200
],
"parameters": {},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "29c83742-72b6-40ec-a5fc-aab5ef1d5149",
"name": "Ignore Little Graphics / Icons (for example)",
"type": "n8n-nodes-base.noOp",
"position": [
540,
220
],
"parameters": {},
"typeVersion": 1
}
],
"pinData": {},
"connections": {
"Switch": {
"main": [
[
{
"node": "Send \" Too Big\" Notification (for example)",
"type": "main",
"index": 0
}
],
[
{
"node": "Google Drive",
"type": "main",
"index": 0
}
],
[
{
"node": "Ignore Little Graphics / Icons (for example)",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Split Out": {
"main": [
[
{
"node": "Switch",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Gmail Trigger": {
"main": [
[
{
"node": "Split Out",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
}
}
}Pour qui est ce workflow ?
Ce workflow s'adresse aux équipes marketing et aux professionnels qui utilisent Gmail et Google Drive pour gérer des documents. Il est particulièrement utile pour les PME et les startups qui cherchent à automatiser leurs processus de gestion de fichiers sans nécessiter de compétences techniques avancées.
Problème résolu
Ce workflow résout le problème de la gestion manuelle des fichiers reçus par email, qui peut être chronophage et sujet à des erreurs. En automatisant le tri des fichiers en fonction de leur taille, il permet aux utilisateurs de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Les notifications automatiques aident à éviter les pertes de temps liées à des fichiers trop volumineux ou non pertinents, garantissant ainsi une meilleure organisation.
Étapes du workflow
Étape 1 : le workflow commence par un déclencheur Gmail qui surveille les nouveaux emails. Étape 2 : lorsque qu'un email est reçu, le fichier joint est envoyé vers Google Drive. Étape 3 : le 'Split Out' traite les fichiers en fonction de leur taille. Étape 4 : un 'Switch' détermine si le fichier est trop gros ou peut être ignoré. Étape 5 : si le fichier est trop volumineux, une notification est envoyée via un 'Sticky Note', sinon, un autre 'Sticky Note' informe que les petits graphiques sont ignorés.
Guide de personnalisation du workflow n8n
Pour personnaliser ce workflow, vous pouvez modifier le déclencheur Gmail pour filtrer les emails selon des critères spécifiques, comme l'expéditeur ou le sujet. Vous pouvez également ajuster les paramètres du 'Google Drive' pour choisir le dossier de destination des fichiers. Les règles dans le 'Switch' peuvent être adaptées pour définir d'autres seuils de taille de fichier. Enfin, vous pouvez personnaliser le contenu des notifications envoyées via les 'Sticky Notes' pour mieux répondre aux besoins de votre équipe.