Automatiser la création d'équipes et de projets dans Notion avec n8n
Ce workflow a pour objectif d'automatiser la création d'équipes et de projets dans Notion, facilitant ainsi la gestion de projets pour les équipes. Dans un contexte où la collaboration et la gestion de projets sont essentielles, ce workflow permet de gagner du temps en évitant les tâches manuelles répétitives. Il commence par un déclencheur Webhook, qui active le processus de création d'une équipe. Étape 1 : le workflow récupère les membres de l'équipe via le nœud 'Get Team Members'. Étape 2 : il interroge le semestre actuel avec le nœud 'Query Current Semester' pour s'assurer que les projets sont bien associés au bon semestre. Étape 3 : le nœud 'If user exists' vérifie si l'utilisateur est déjà présent dans la base de données, et si ce n'est pas le cas, il crée un nouvel utilisateur avec le nœud 'Create User'. Ensuite, le workflow met à jour les relations de projet et d'utilisateur avec les nœuds 'Update Project Relation' et 'Update Semester for User'. Ce processus permet non seulement de structurer les informations de manière efficace, mais aussi d'assurer que chaque membre de l'équipe est correctement intégré dans le système. En automatisant ces étapes, les entreprises peuvent réduire les erreurs humaines, améliorer la productivité et garantir que les équipes sont toujours à jour avec les projets en cours. Tags clés : Notion, Automatisation, Gestion de projet.
Vue d'ensemble du workflow n8n
Schéma des nœuds et connexions de ce workflow n8n, généré à partir du JSON n8n.
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"nodes": [
{
"name": "Get Team Members",
"type": "n8n-nodes-base.function",
"position": [
1030,
150
],
"parameters": {
"functionCode": "const newItems = [];\n\nfor (const item of items[0].json.body.teamMembers) {\n const newItem = { json: item }\n newItems.push(newItem);\n}\n\nreturn newItems;\n"
},
"typeVersion": 1,
"alwaysOutputData": false
},
{
"name": "Merge",
"type": "n8n-nodes-base.merge",
"position": [
1250,
460
],
"parameters": {
"mode": "multiplex"
},
"typeVersion": 1
},
{
"name": "Query Current Semester",
"type": "n8n-nodes-base.notion",
"position": [
700,
20
],
"parameters": {
"options": {
"sort": {
"sortValue": [
{
"key": "created_time",
"direction": "descending",
"timestamp": true
}
]
},
"filter": {
"singleCondition": {
"key": "Is Current?|checkbox",
"condition": "equals",
"checkboxValue": true
}
}
},
"resource": "databasePage",
"operation": "getAll",
"returnAll": true,
"databaseId": "2003319a-bc73-423a-9378-01999b4884fb"
},
"credentials": {
"notionApi": "Oasis Hub Production"
},
"typeVersion": 1
},
{
"name": "Select Semester ID and Projects Count",
"type": "n8n-nodes-base.set",
"position": [
1030,
330
],
"parameters": {
"values": {
"number": [
{
"name": "projectsCount",
"value": "={{$json[\"Projects\"].length}}"
}
],
"string": [
{
"name": "semesterID",
"value": "={{$json[\"id\"]}}"
}
]
},
"options": {},
"keepOnlySet": true
},
"executeOnce": true,
"typeVersion": 1
},
{
"name": "Use Default Name if Not Specified",
"type": "n8n-nodes-base.set",
"position": [
1470,
460
],
"parameters": {
"values": {
"string": [
{
"name": "projectName",
"value": "={{ $json[\"projectName\"] == \"\" ? \"Project Group \" + ($json[\"projectsCount\"] + 1) : $json[\"projectName\"] }}"
}
]
},
"options": {}
},
"typeVersion": 1
},
{
"name": "Select Project Showcase ID",
"type": "n8n-nodes-base.set",
"position": [
1890,
460
],
"parameters": {
"values": {
"string": [
{
"name": "projectID",
"value": "={{$json[\"id\"]}}"
}
]
},
"options": {},
"keepOnlySet": true
},
"typeVersion": 1
},
{
"name": "Get Project Name & Idea",
"type": "n8n-nodes-base.set",
"position": [
820,
480
],
"parameters": {
"values": {
"string": [
{
"name": "projectName",
"value": "={{$json[\"body\"][\"projectName\"]}}"
},
{
"name": "projectIdea",
"value": "={{$json[\"body\"][\"projectIdea\"]}}"
}
],
"boolean": []
},
"options": {},
"keepOnlySet": true
},
"typeVersion": 1
},
{
"name": "Create Project",
"type": "n8n-nodes-base.notion",
"position": [
1690,
460
],
"parameters": {
"blockUi": {
"blockValues": []
},
"resource": "databasePage",
"databaseId": "f9c8a070-d398-482b-a7a4-5e42c7982e6a",
"propertiesUi": {
"propertyValues": [
{
"key": "Name|title",
"title": "={{$json[\"projectName\"]}}"
},
{
"key": "Semesters|relation",
"relationValue": [
"={{$json[\"semesterID\"]}}"
]
},
{
"key": "Project Idea|rich_text",
"textContent": "={{$json[\"projectIdea\"]}}"
}
]
}
},
"credentials": {
"notionApi": "Oasis Hub Production"
},
"typeVersion": 1
},
{
"name": "If user exists",
"type": "n8n-nodes-base.if",
"position": [
1690,
170
],
"parameters": {
"conditions": {
"string": [],
"boolean": [
{
"value1": "={{Object.keys($json).includes(\"id\") }}",
"value2": true
}
]
}
},
"executeOnce": false,
"typeVersion": 1,
"alwaysOutputData": false
},
{
"name": "Create User",
"type": "n8n-nodes-base.notion",
"position": [
1890,
270
],
"parameters": {
"resource": "databasePage",
"databaseId": "27a30c5b-c418-4200-8f48-d7fb7b043fbe",
"propertiesUi": {
"propertyValues": [
{
"key": "Name|title",
"title": "={{$json[\"name\"]}}"
},
{
"key": "Email|email",
"emailValue": "={{$json[\"email\"]}}"
}
]
}
},
"credentials": {
"notionApi": "Oasis Hub Production"
},
"typeVersion": 1
},
{
"name": "Query for User",
"type": "n8n-nodes-base.notion",
"position": [
1250,
260
],
"parameters": {
"options": {
"filter": {
"singleCondition": {
"key": "Email|email",
"condition": "equals",
"emailValue": "={{$json[\"email\"]}}"
}
}
},
"resource": "databasePage",
"operation": "getAll",
"returnAll": true,
"databaseId": "27a30c5b-c418-4200-8f48-d7fb7b043fbe"
},
"credentials": {
"notionApi": "Oasis Hub Production"
},
"executeOnce": false,
"typeVersion": 1,
"alwaysOutputData": true
},
{
"name": "Merge1",
"type": "n8n-nodes-base.merge",
"position": [
1460,
170
],
"parameters": {
"mode": "mergeByKey",
"propertyName1": "email",
"propertyName2": "Email"
},
"typeVersion": 1
},
{
"name": "Merge2",
"type": "n8n-nodes-base.merge",
"position": [
2750,
-160
],
"parameters": {
"mode": "multiplex"
},
"typeVersion": 1
},
{
"name": "Update Semester for User",
"type": "n8n-nodes-base.notion",
"position": [
3240,
-160
],
"parameters": {
"pageId": "={{$json[\"id\"]}}",
"resource": "databasePage",
"operation": "update",
"propertiesUi": {
"propertyValues": [
{
"key": "Semesters|relation",
"relationValue": [
"={{$json[\"allSemesterIDs\"].join(',')}}"
]
}
]
}
},
"credentials": {
"notionApi": "Oasis Hub Production"
},
"typeVersion": 1
},
{
"name": "Query User",
"type": "n8n-nodes-base.notion",
"position": [
2460,
170
],
"parameters": {
"options": {
"filter": {
"singleCondition": {
"key": "Email|email",
"condition": "equals",
"emailValue": "={{$json[\"email\"]}}"
}
}
},
"resource": "databasePage",
"operation": "getAll",
"returnAll": true,
"databaseId": "27a30c5b-c418-4200-8f48-d7fb7b043fbe"
},
"credentials": {
"notionApi": "Oasis Hub Production"
},
"typeVersion": 1,
"alwaysOutputData": true
},
{
"name": "Select Semester ID",
"type": "n8n-nodes-base.set",
"position": [
1020,
-180
],
"parameters": {
"values": {
"string": [
{
"name": "semesterID",
"value": "={{$json[\"id\"]}}"
}
]
},
"options": {},
"keepOnlySet": true
},
"executeOnce": true,
"typeVersion": 1
},
{
"name": "Update Project Relation",
"type": "n8n-nodes-base.notion",
"position": [
3240,
440
],
"parameters": {
"pageId": "={{$json[\"id\"]}}",
"resource": "databasePage",
"operation": "update",
"propertiesUi": {
"propertyValues": [
{
"key": "Project|relation",
"relationValue": [
"={{$json[\"allProjectIDs\"].join(\",\")}}"
]
}
]
}
},
"credentials": {
"notionApi": "Oasis Hub Production"
},
"typeVersion": 1
},
{
"name": "Merge3",
"type": "n8n-nodes-base.merge",
"position": [
2750,
440
],
"parameters": {
"mode": "multiplex"
},
"typeVersion": 1
},
{
"name": "Concatenate SemesterIDs",
"type": "n8n-nodes-base.function",
"position": [
3010,
-160
],
"parameters": {
"functionCode": "for (item of items) {\n // Get the current semester ID\n const currentSemesterID = item.json[\"semesterID\"]\n let allSemesterIDs = [currentSemesterID];\n\n // Add semesters that the user is already associated with\n if (item.json[\"Semesters\"]?.length > 0) {\n allSemesterIDs = allSemesterIDs.concat(item.json[\"Semesters\"].filter(semesterID => semesterID !== currentSemesterID));\n }\n\n // Set allSemesterIDs which is used to update the relation\n item.json[\"allSemesterIDs\"] = allSemesterIDs\n}\n\nreturn items;\n"
},
"typeVersion": 1
},
{
"name": "Concatenate ProjectIDs",
"type": "n8n-nodes-base.function",
"position": [
3000,
440
],
"parameters": {
"functionCode": "for (item of items) {\n // Get the project id for the new project\n const newProjectID = item.json[\"projectID\"]\n let allProjectIDs = [newProjectID];\n\n // Add projects that the user already has\n if (item.json[\"Project\"]?.length > 0) {\n allWorkspaceIDs = allWorkspaceIDs.concat(item.json[\"Project\"].filter(projectID => projectID !== newProjectID));\n }\n\n // Set allProjectIDs which is used to update the relation\n item.json[\"allProjectIDs\"] = allProjectIDs\n}\n\nreturn items;\n"
},
"typeVersion": 1
},
{
"name": "Merge4",
"type": "n8n-nodes-base.merge",
"position": [
2240,
170
],
"parameters": {},
"typeVersion": 1
},
{
"name": "Set Email",
"type": "n8n-nodes-base.set",
"position": [
2060,
270
],
"parameters": {
"values": {
"string": [
{
"name": "email",
"value": "={{$json[\"Email\"]}}"
}
]
},
"options": {},
"keepOnlySet": true
},
"typeVersion": 1
},
{
"name": "Team Creation",
"type": "n8n-nodes-base.webhook",
"notes": "Example Input Data:\n{\"projectIdea\":\"A hub for all things Oasis\",\"projectName\":\"Oasis Hub\",\"teamMembers\":[{\"name\":\"Will Stenzel\",\"email\":\"stenzel.w@northeastern.edu\"},{\"name\":\"Jane Doe\",\"email\":\"doe.j@northeastern.edu\"}]}",
"position": [
460,
150
],
"webhookId": "6f000a46-9bbf-4e1c-8e11-b64d9b8c8fb7",
"parameters": {
"path": "team-create",
"options": {
"responseData": ""
},
"httpMethod": "POST",
"authentication": "basicAuth"
},
"credentials": {
"httpBasicAuth": "Oasis Basic Auth Creds"
},
"notesInFlow": true,
"typeVersion": 1
}
],
"connections": {
"Merge": {
"main": [
[
{
"node": "Use Default Name if Not Specified",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Merge1": {
"main": [
[
{
"node": "If user exists",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Merge2": {
"main": [
[
{
"node": "Concatenate SemesterIDs",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Merge3": {
"main": [
[
{
"node": "Concatenate ProjectIDs",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Merge4": {
"main": [
[
{
"node": "Query User",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Set Email": {
"main": [
[
{
"node": "Merge4",
"type": "main",
"index": 1
}
]
]
},
"Query User": {
"main": [
[
{
"node": "Merge2",
"type": "main",
"index": 1
},
{
"node": "Merge3",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Create User": {
"main": [
[
{
"node": "Set Email",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Team Creation": {
"main": [
[
{
"node": "Get Project Name & Idea",
"type": "main",
"index": 0
},
{
"node": "Get Team Members",
"type": "main",
"index": 0
},
{
"node": "Query Current Semester",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Create Project": {
"main": [
[
{
"node": "Select Project Showcase ID",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"If user exists": {
"main": [
[
{
"node": "Merge4",
"type": "main",
"index": 0
}
],
[
{
"node": "Create User",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Query for User": {
"main": [
[
{
"node": "Merge1",
"type": "main",
"index": 1
}
]
]
},
"Get Team Members": {
"main": [
[
{
"node": "Query for User",
"type": "main",
"index": 0
},
{
"node": "Merge1",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Select Semester ID": {
"main": [
[
{
"node": "Merge2",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Concatenate ProjectIDs": {
"main": [
[
{
"node": "Update Project Relation",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Query Current Semester": {
"main": [
[
{
"node": "Select Semester ID and Projects Count",
"type": "main",
"index": 0
},
{
"node": "Select Semester ID",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Concatenate SemesterIDs": {
"main": [
[
{
"node": "Update Semester for User",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Get Project Name & Idea": {
"main": [
[
{
"node": "Merge",
"type": "main",
"index": 1
}
]
]
},
"Select Project Showcase ID": {
"main": [
[
{
"node": "Merge3",
"type": "main",
"index": 1
}
]
]
},
"Use Default Name if Not Specified": {
"main": [
[
{
"node": "Create Project",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Select Semester ID and Projects Count": {
"main": [
[
{
"node": "Merge",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
}
}
}Pour qui est ce workflow ?
Ce workflow s'adresse aux équipes de projet, aux responsables de la gestion des ressources humaines et aux entreprises qui utilisent Notion pour la gestion de leurs projets. Il est particulièrement utile pour les PME et les startups qui cherchent à automatiser leurs processus internes sans nécessiter de compétences techniques avancées.
Problème résolu
Ce workflow résout le problème de la gestion manuelle des équipes et des projets dans Notion, qui peut être chronophage et sujet à des erreurs. En automatisant la création d'équipes et de projets, il élimine les frustrations liées à la saisie manuelle des données et réduit le risque d'erreurs. Les utilisateurs bénéficient d'une mise à jour rapide et précise de leur base de données, ce qui leur permet de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Étapes du workflow
Étape 1 : le workflow est déclenché par un Webhook qui lance le processus de création. Étape 2 : il récupère les membres de l'équipe avec le nœud 'Get Team Members'. Étape 3 : il interroge le semestre actuel via le nœud 'Query Current Semester'. Étape 4 : il vérifie si l'utilisateur existe déjà avec le nœud 'If user exists'. Étape 5 : si l'utilisateur n'existe pas, il le crée avec le nœud 'Create User'. Étape 6 : il met à jour le semestre pour l'utilisateur et les relations de projet avec les nœuds appropriés. Étape 7 : il termine le processus en s'assurant que toutes les informations sont correctement intégrées.
Guide de personnalisation du workflow n8n
Pour personnaliser ce workflow, vous pouvez modifier le chemin du Webhook dans le nœud 'Team Creation' pour l'adapter à votre application. Vous pouvez également ajuster les paramètres des nœuds 'Create User' et 'Create Project' pour inclure des propriétés spécifiques à votre organisation. Si vous souhaitez intégrer d'autres outils, envisagez d'ajouter des nœuds supplémentaires pour des notifications ou des mises à jour via des services comme Slack ou Email. Assurez-vous de tester chaque étape après modification pour garantir le bon fonctionnement du flux.