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Workflow n8n

Automatisation HubSpot et Zendesk avec n8n : gestion des tickets

Ce workflow n8n a pour objectif d'automatiser la gestion des tickets entre HubSpot et Zendesk, facilitant ainsi le suivi et la mise à jour des demandes clients. Dans un contexte où les entreprises doivent gérer efficacement les interactions avec leurs clients, ce workflow permet de synchroniser les données des tickets et d'assurer une réponse rapide aux demandes. Par exemple, lorsqu'un ticket est mis à jour dans Zendesk, les informations correspondantes peuvent être automatiquement transférées vers HubSpot, garantissant ainsi que les équipes disposent toujours des données les plus récentes. Le déroulé commence par un déclencheur Cron qui s'exécute toutes les 5 minutes, permettant de vérifier les tickets mis à jour depuis la dernière exécution. Ensuite, le workflow utilise un nœud 'Get tickets updated after last execution' pour récupérer ces tickets. Si un ticket existe, le workflow obtient les données de l'utilisateur ayant fait la demande via le nœud 'Get user data of Ticket requester'. Les données nécessaires sont ensuite filtrées et conservées grâce au nœud 'Only keep needed data'. Les informations de l'utilisateur sont ajoutées au ticket via le nœud 'Add user data', et si le ticket existe déjà dans HubSpot, il est mis à jour avec les nouvelles informations. Sinon, un nouveau ticket est créé. Ce processus permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire les erreurs humaines, offrant ainsi une meilleure expérience client et une efficacité accrue pour les équipes de support. En intégrant ces systèmes, les entreprises peuvent améliorer leur réactivité et leur gestion des demandes clients. Tags clés : automatisation, HubSpot, Zendesk.

🎯Pour qui ?🧩Problème résolu📋Étapes du flux🛠Guide de personnalisation
Catégorie: Scheduled · Tags: automatisation, HubSpot, Zendesk, workflow, support client❤ 0

Vue d'ensemble du workflow n8n

Schéma des nœuds et connexions de ce workflow n8n, généré à partir du JSON n8n.

React Flow
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Détail des nœuds du workflow n8n

  • Ticket Exists

    Ce noeud vérifie si un ticket existe en fonction des conditions spécifiées.

  • Get user data of Ticket requester

    Ce noeud récupère les données de l'utilisateur qui a demandé le ticket à partir de Zendesk.

  • Only keep needed data

    Ce noeud filtre les données pour ne conserver que celles nécessaires.

  • Add user data

    Ce noeud fusionne les données utilisateur avec d'autres données existantes.

  • Update existing ticket

    Ce noeud met à jour un ticket existant dans HubSpot avec les champs spécifiés.

  • Update Zendesk ticket with External Id

    Ce noeud met à jour un ticket Zendesk en utilisant un identifiant externe.

  • Get last execution timestamp

    Ce noeud récupère le timestamp de la dernière exécution du workflow.

  • Get tickets updated after last execution

    Ce noeud récupère les tickets qui ont été mis à jour après la dernière exécution.

  • Set new last execution timestamp

    Ce noeud définit un nouveau timestamp pour la dernière exécution du workflow.

  • Every 5 minutes

    Ce noeud déclenche le workflow toutes les 5 minutes.

  • Create new Ticket

    Ce noeud crée un nouveau ticket dans HubSpot avec les informations fournies.

  • Update External Id in Zendesk for contact

    Ce noeud met à jour l'identifiant externe dans Zendesk pour un contact donné.

  • Create or update contact

    Ce noeud crée ou met à jour un contact dans HubSpot en fonction des informations fournies.

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        480
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            }
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          "string": [
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              "name": "contactEmail",
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      ],
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        "functionCode": "// Code here will run once per input item.\n// More info and help: https://docs.n8n.io/nodes/n8n-nodes-base.functionItem\n// Tip: You can use luxon for dates and $jmespath for querying JSON structures\n\n// Add a new field called 'myNewField' to the JSON of the item\nconst staticData = getWorkflowStaticData('global');\n\nif(!staticData.lastExecution){\n  staticData.lastExecution = new Date().toISOString();\n}\n\nitem.executionTimeStamp = new Date().toISOString();\nitem.lastExecution = staticData.lastExecution;\n\n\nreturn item;"
      },
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        -40,
        300
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          "query": "=updated>{{ $json[\"lastExecution\"] }}",
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        "functionCode": "// Code here will run once per input item.\n// More info and help: https://docs.n8n.io/nodes/n8n-nodes-base.functionItem\n// Tip: You can use luxon for dates and $jmespath for querying JSON structures\n\n// Add a new field called 'myNewField' to the JSON of the item\nconst staticData = getWorkflowStaticData('global');\n\nstaticData.lastExecution = $item(0).$node[\"Get last execution timestamp\"].executionTimeStamp;\n\nreturn item;"
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          "description": "={{ $node['Ticket Exists'].json[\"description\"] }}",
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        }
      },
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          "id": "21",
          "name": "HubSpot account"
        }
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    },
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      "id": "e2217f74-f1b2-4449-9937-543758a333ea",
      "name": "Update External Id in Zendesk for contact",
      "type": "n8n-nodes-base.zendesk",
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        1520,
        480
      ],
      "parameters": {
        "id": "={{ $node[\"Ticket Exists\"].json[\"requester_id\"] }}",
        "resource": "user",
        "operation": "update",
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          "external_id": "={{ $json[\"vid\"] }}"
        }
      },
      "credentials": {
        "zendeskApi": {
          "id": "5",
          "name": "Zendesk account"
        }
      },
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    },
    {
      "id": "144a3395-9f61-4aad-99e0-4a689145f93d",
      "name": "Create or update contact",
      "type": "n8n-nodes-base.hubspot",
      "position": [
        1280,
        480
      ],
      "parameters": {
        "email": "={{ $json[\"contactEmail\"] }}",
        "resource": "contact",
        "authentication": "oAuth2",
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        "hubspotOAuth2Api": {
          "id": "21",
          "name": "HubSpot account"
        }
      },
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    }
  ],
  "connections": {
    "Add user data": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Ticket Exists",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Ticket Exists": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Update existing ticket",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ],
        [
          {
            "node": "Create or update contact",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Every 5 minutes": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Get last execution timestamp",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Create new Ticket": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Update Zendesk ticket with External Id",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Only keep needed data": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Add user data",
            "type": "main",
            "index": 1
          }
        ]
      ]
    },
    "Update existing ticket": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Set new last execution timestamp",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Create or update contact": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Update External Id in Zendesk for contact",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Get last execution timestamp": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Get tickets updated after last execution",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Get user data of Ticket requester": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Only keep needed data",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Update Zendesk ticket with External Id": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Set new last execution timestamp",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Get tickets updated after last execution": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Get user data of Ticket requester",
            "type": "main",
            "index": 0
          },
          {
            "node": "Add user data",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Update External Id in Zendesk for contact": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Create new Ticket",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    }
  }
}

Pour qui est ce workflow ?

Ce workflow s'adresse aux entreprises utilisant HubSpot et Zendesk, notamment dans les secteurs du service client et du support technique. Il est idéal pour les équipes de support qui cherchent à automatiser leurs processus tout en maintenant une gestion efficace des tickets. Un niveau technique de base est requis pour la configuration initiale.

Problème résolu

Ce workflow résout le problème de la gestion manuelle des tickets entre HubSpot et Zendesk, qui peut entraîner des retards et des erreurs dans le traitement des demandes clients. En automatisant ce processus, les entreprises éliminent les frustrations liées à la mise à jour des informations et réduisent le risque de perte de données. Les utilisateurs bénéficient d'une réponse plus rapide et d'une meilleure traçabilité des interactions, ce qui améliore la satisfaction client.

Étapes du workflow

Étape 1 : Le workflow est déclenché toutes les 5 minutes par un nœud Cron. Étape 2 : Il récupère les tickets mis à jour depuis la dernière exécution grâce au nœud 'Get tickets updated after last execution'. Étape 3 : Si un ticket existe, les données de l'utilisateur qui a fait la demande sont obtenues via le nœud 'Get user data of Ticket requester'. Étape 4 : Les données nécessaires sont filtrées avec le nœud 'Only keep needed data'. Étape 5 : Les informations de l'utilisateur sont ajoutées au ticket avec le nœud 'Add user data'. Étape 6 : Si le ticket existe dans HubSpot, il est mis à jour, sinon un nouveau ticket est créé avec le nœud 'Create new Ticket'. Étape 7 : Les identifiants externes sont mis à jour dans Zendesk pour assurer la synchronisation des données.

Guide de personnalisation du workflow n8n

Pour personnaliser ce workflow, commencez par ajuster le nœud Cron pour définir la fréquence d'exécution selon vos besoins. Modifiez les paramètres des nœuds 'Get tickets updated after last execution' et 'Get user data of Ticket requester' pour cibler les informations spécifiques que vous souhaitez récupérer. Vous pouvez également personnaliser le nœud 'Create new Ticket' pour adapter les champs aux besoins de votre entreprise. Assurez-vous que les identifiants d'authentification pour HubSpot et Zendesk sont correctement configurés pour garantir le bon fonctionnement du workflow. Enfin, envisagez d'ajouter des notifications pour alerter votre équipe en cas d'erreurs ou de problèmes dans le flux.